СОУТ в офисе: практика применения в обычных компаниях

Многие непроизводственные компании до сих пор полагают, что им можно обойтись без специальной оценки условий труда, однако в законодательстве есть очень тонкие моменты, в которых не разобраться без грамотного юриста. В помощь руководителям и HR-cпециалистам — консультация-памятка от правового эксперта IPK Group Анны Никурадзе

a_ipk

Специальная оценка условий труда — одна из самых сложных процедур в российском трудовом законодательстве. Как провести СОУТ? Какая ответственность предусмотрена для работодателей, которые не провели спецоценку? Что указывать в трудовом договоре об условиях труда, если СОУТ не проводили? Надеюсь, что эта статья поможет понять требования Закона и предусмотреть все возможные риски.

Специальная оценка условий труда (раньше — аттестация рабочих мест) с момента ее введения рассматривалась как обязанность работодателей. Так, в Трудовом кодексе РФ понятие аттестации появилось еще в 2006 году. Федеральный закон от 30.06.2006 N 90-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании не действующими на территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации» внес множество поправок —  в том числе, в процедуру аттестации рабочих мест. Все нововведения вступили в силу с 06 октября 2006 года. Однако не все работодатели сочли нужным провести аттестацию рабочих мест:  ведь штраф за невыполнение требований был гораздо меньше, чем затраты на саму аттестацию.

С 2015 года все изменилось. В Кодексе РФ об административных правонарушениях (далее КоАП РФ) появилась особая статья, предусматривающая ответственность за отсутствие специальной оценки условий труда. Поскольку ответственность за нарушение трудового законодательства увеличилась и расширилась, работодателю стало намного выгоднее соблюдать установленные требования, чем платить крупные штрафы. Сейчас все больше компаний стремятся провести специальную оценку условий труда, но разобраться в особенностях процедуры действительно нелегко.

Что же такое специальная оценка условий труда и зачем она нужна?

Фактически специальная оценка — это средство, которое помогает работодателю соблюдать нормы охраны труда и обеспечить необходимый уровень защиты жизни и здоровья работников.

Определение специальной оценке условий труда (далее СОУТ) труда дано в статье 3 Федерального закона от 28.12.2013 N 426-ФЗ "О специальной оценке условий труда". Это «единый комплекс последовательно осуществляемых мероприятий по идентификации вредных и (или) опасных факторов производственной среды и трудового процесса и оценка уровня их воздействия на работника с учетом отклонения их фактических значений от установленных уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти нормативов (гигиенических нормативов) условий труда и применения средств индивидуальной и коллективной защиты работников».

Без СОУТ нельзя точно определить, насколько безопасна трудовая деятельность на предприятии, и какие меры работодателю необходимо предпринять для обеспечения охраны труда работников.  

Независимая экспертиза позволяет установить вредные факторы, их влияние на работника, а также необходимость применения средств индивидуальной и коллективной защиты. 

По итогам СОУТ устанавливаются классы (подклассы) условий труда на рабочих местах.

Если по результатам СОУТ условия труда признаны вредными и/или опасными, работникам предоставляются определенные гарантии и компенсации.

Кроме того, без СОУТ невозможно соблюсти требования части второй статьи 57 Трудового кодекса РФ, а именно — прописать в трудовом договоре условия труда на рабочем месте.

Для кого обязательна СОУТ?

Специальную оценку должны проводить все организации, а также индивидуальные предприниматели, у которых трудятся наемные работники. Согласно части третьей статьи 3 Федерального закона от 28.12.2013 N 426-ФЗ, СОУТ «не проводится в отношении условий труда надомников, дистанционных работников и работников, вступивших в трудовые отношения с работодателями - физическими лицами, не являющимися индивидуальными предпринимателями».

При этом многие работодатели, чья деятельность не связана с производственными процессами, не придают значения СОУТ, полагая, что офисная работа не может быть вредной. Однако не стоит однозначно утверждать, что на всех офисных рабочих местах условия труда будут допустимыми: даже расположение оргтехники влияет на факторы вредности. Офис в современном бизнес-центре, оснащенный новейшим оборудованием, не освобождает работодателя от обязанности провести специальную оценку условий труда.

Кроме того,  если рабочие места, предусмотренные в компании,  не входят в список должностей, профессий и специальностей, для которых не требуется идентификация потенциально вредных и (или) опасных производственных факторов (ч. 6 статьи 10 Федерального закона от 28.12.2013 N 426-ФЗ), работодатель должен провести специальную оценку условий труда. В этом случае СОУТ может проводиться поэтапно и должна быть завершена не позднее 31 декабря 2018 года.

Кто проводит СОУТ?

Для специальной оценки условий труда на рабочих местах работодатель заключает гражданско-правовой договор с аккредитованной организацией (так установлено в части второй статьи 8 Федерального закона от 28.12.2013 N 426-ФЗ). Эта организация идентифицирует потенциально вредные и (или) опасные факторов, проводит необходимые исследования и замеры, а затем составляет отчет о результатах оценки. На плечи же работодателя ложится финансовое и организационное обеспечение СОУТ.

К выбору необходимо подходить очень ответственно, так как законом предусмотрены четкие требования к экспертам, проводящим СОУТ и к организации в целом. Так статья 19 Федерального закона от 28.12.2013 N 426-ФЗ устанавливает следующие требования:

1)   основной вид деятельности (один из видов деятельности) по уставным документам — проведение специальной оценки условий труда;

2)   не менее пяти экспертов, работающих по трудовому договору и имеющих сертификат эксперта на право выполнения работ, по специальной оценке, условий труда, в том числе — не менее одного эксперта, имеющего высшее образование по одной из специальностей: общая гигиена, гигиена труда, санитарно-гигиенические лабораторные исследования;

3)   в структуре должна быть испытательная лаборатория (центра), аккредитованная в области проведения исследований (испытаний) и измерений вредных и (или) опасных факторов производственной среды и трудового процесса.

Для того чтобы понять, соответствует ли выбранная организация установленным требованиям, работодатель может ознакомиться с данными реестра организаций, проводящих специальную оценку условий труда. Источник информации открыт для всех заинтересованных лиц.

В реестре указываются наименование, сведения о местонахождении специализированной организации, ИНН, ОГРН и другая информация, в том числе данные о приостановлении (возобновлении, прекращении) деятельности в качестве организации, уполномоченной проводить специальную оценку условий труда.

Согласно статье 20 Федерального закона от 28.12.2013 N 426-ФЗ к трудовой деятельности в качестве эксперта организации, проводящей специальную оценку условий труда, допускаются лица, прошедшие аттестацию на право выполнения работ, по специальной оценке, условий труда и имеющие сертификат эксперта на право выполнения работ, по специальной оценке, условий труда. Кроме того, эксперт должен иметь:

1) высшее образование;

2) дополнительное профессиональное образование (в объеме не меньше 72 часов) по СОУТ;

3) стаж работы в сфере оценки условий труда, в том числе по аттестации рабочих мест, не меньше трех лет.

Что должен делать работодатель

Со стороны работодателя Федеральный закон от 28.12.2013 N 426-ФЗ (статья 9) требует таких действий.

Для организации и проведения специальной оценки работодателю необходимо сформировать специальную комиссию, при этом число членов комиссии должно быть нечетным. В состав комиссии должны входить представители работодателя: включая специалиста по охране труда, представители первичной профсоюзной организации или иного представительного органа работников (если они есть в организации). Формирование комиссии и состава ее участников  утверждается приказом. Унифицированной формы такого документа нет, поэтому компания издает его в произвольной форме. С приказом о проведении специальной оценки необходимо ознакомить всех членов комиссии под подпись.

Далее предстоит утвердить график проведения специальной оценки. Опять же, унифицированной формы такого графика нет, поэтому работодатель составляет его в произвольной форме. В графике следует указать сроки и этапы проведения специальной оценки. График может быть составлен отдельным приказом, включен в текст основного приказа о проведении специальной оценки или оформлен в качестве приложения к нему. Все члены комиссии должны ознакомиться с графиком под подпись.

Итак, подсуммируем. Для того чтобы провести СОУТ, необходимо:

  • создать комиссию;
  • утвердить график проведения СОУТ;
  • найти специализированную организацию, которая будет соответствовать всем установленным требованиям;
  • заключить гражданско-правовой договор со специализированной организацией.

Стоит отметить: представительный орган работников, помимо участия в работе комиссии, может выполнять и другие действия, связанные с процедурой СОУТ: в частности, направить работодателю мотивированное предложение о проведении внеплановой специальной оценки условий труда.

Какие документы получает работодатель после СОУТ

Результаты проведения СОУТ оформляются в виде отчета, в который должны быть включены:

1)   сведения об организации, проводящей специальную оценку условий труда, с приложением копий документов, подтверждающих ее соответствие установленным статьей 19 настоящего Федерального закона требованиям;

2)   перечень рабочих мест, на которых проводилась специальная оценка условий труда, с указанием вредных и (или) опасных производственных факторов, выявленных на данных рабочих местах;

3)   карты специальной оценки условий труда, содержащие сведения об установленном экспертом организации, проводящей специальную оценку условий труда, классе (подклассе) условий труда на конкретных рабочих местах;

4)   протоколы исследований (испытаний) и измерений идентифицированных вредных и (или) опасных производственных факторов;

5)   протокол оценки эффективности применяемых работниками, занятыми на рабочих местах с вредными условиями труда, средств индивидуальной защиты, прошедших обязательную сертификацию в порядке, установленном техническим регламентом, проводимой в целях снижения класса (подкласса) условий труда (в случае проведения такой оценки);

6)   протокол комиссии, содержащий решение о невозможности проведения исследований (испытаний) и измерений на основании, указанном в части 9 статьи 12 настоящего Федерального закона (при наличии такого решения);

7)   сводная ведомость специальной оценки условий труда;

8)   перечень мероприятий по улучшению условий и охраны труда работников, на рабочих местах которых проводилась специальная оценка условий труда;

9)   заключение эксперта организации, проводящей специальную оценку условий труда.

Отчет о специальной оценке условий труда подписывается всеми членами комиссии и утверждается председателем комиссии. Член комиссии, который не согласен с результатами специальной оценки условий труда, имеет право изложить в письменной форме мотивированное особое мнение, которое прилагается к этому отчету.

СОУТ проведена, что дальше?

По итогам СОУТ работодатель (в зависимости от установленного класса вредности) предусматривает для работников все необходимые гарантии и компенсации, предусмотренные Трудовым кодексом РФ, другими нормативными правовыми актами и картами специальной оценки условий труда.

Как говорилось выше, согласно части второй статьи 57 Трудового кодекса РФ, в условиях трудового договора обязательно прописываются условия труда на рабочем месте, установленные на основании проведенной СОУТ. Так, если по результатам специальной оценки был установлен класс 2 «допустимый», в трудовых договорах с работниками указывается, например, следующая формулировка: «Согласно проведенной специальной оценки условий труда, условия труда на рабочем месте являются «допустимыми» (класс 2)». При допустимых условиях труда какие-либо дополнительные гарантии и компенсации законодательно не предусмотрены, однако, по результатам СОУТ может быть установлены дополнительные требования — например, прохождение медицинских осмотров или предоставление работнику специальной одежды.

В случаях, когда СОУТ определяет класс вредности, помимо условий труда в трудовом договоре должны быть прописаны все гарантии и компенсации, положенные работнику согласно установленному классу и степени вредности.

Например: работнику установлен класс 3 степень 3 (вредные условия труда 3.3). В трудовом договоре может указываться  следующая формулировка:

« 1. Согласно проведенной специальной оценке условий труда, условия труда на рабочем месте являются «вредными» (подкласс 3.3.)».

2. Работнику устанавливается сокращённая продолжительность рабочего времени – не более 36 часов в неделю. Работнику предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск — 7 календарных дней. Оплата труда работника устанавливается в повышенном размере — 4 процента тарифной ставки (оклада)».

Также работодателю необходимо:

  • ознакомить работников с результатами проведения специальной оценки условий труда на их рабочих местах под роспись в срок не позднее 30 календарных дней со дня утверждения отчета о проведении специальной оценки условий труда. Важно: в указанный срок не включаются периоды временной нетрудоспособности работника, нахождения его в отпуске или командировке, периоды междувахтового отдыха.
  • в течение 3 рабочих дней со дня утверждения отчета о проведении СОУТ уведомить об этом организацию, проводившую специальную оценку условий труда, любым доступным способом, обеспечивающим возможность подтверждения факта такого уведомления, а также направить в ее адрес копию утвержденного отчета о проведении специальной оценки условий труда заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении либо в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью.
  • с учетом требований законодательства Российской Федерации о персональных данных и законодательства Российской Федерации о государственной и об иной охраняемой законом тайне, разместить  на своем официальном сайте (при наличии такого сайта) сводные данные о результатах проведения специальной оценки условий труда в части установления классов (подклассов) условий труда на рабочих местах и перечень мероприятий по улучшению условий и охраны труда работников, на чьих рабочих местах проводилась специальная оценка условий труда, в срок не позднее чем в течение 30 календарных дней со дня утверждения отчета о проведении специальной оценки условий труда.

Что грозит работодателю, который не провел специальную оценку условий труда/аттестацию рабочих мест?

За непроведение специальной оценки условий труда или нарушение порядка ее проведения работодатель может быть привлечен к административной ответственности по части второй статьи 5.27.1 КоАП РФ, а именно предупреждение или наложение административного штрафа:

  • на должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 рублей;
  • на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица (индивидуальных предпринимателей) — от 5 000 до 10 000 рублей;
  • на юридических лиц — от 60 000 до 80 000 рублей.

Если административное правонарушение будет выявлено повторно, работодателю грозит более суровое административное наказание в соответствии с частью пятой статьи 5.27.1 КоАП РФ, а именно:

  • штраф для должностных лиц в размере от 20 000 до 30 000 рублей;
  • для индивидуальных предпринимателей — от 20 000 до 30 000 рублей
  • для юридических лиц — от 130 000 до 150 000 рублей.

Кроме того, работодателя, который проигнорировал специальную оценку условий труда, могут привлечь к ответственности за ненадлежащее оформление трудового договора в части указания условий труда на рабочем месте.

Для минимизации рисков рекомендуется прописать в трудовом договоре следующий пункт: «Условия труда на рабочем месте будут включены в трудовой договор после проведения специальной оценки условий труда и утверждения отчета о ее проведении». Однако стопроцентной гарантии, что данный пункт убережет от ответственности в случае проверки, к сожалению, нет.

В завершение хотелось бы напомнить, что СОУТ — это исключительно  важный момент в обеспечении охраны труда. Ведь речь идет не только о том, чтобы избежать административной ответственности. Основная цель — уберечь работников от негативных последствий, вызванных «неподходящими» условия труда и гарантировать достойную защиту их жизни и здоровья.

Анна Никурадзе, Старший юрист Департамента трудового права НОЧУ ДПО «Институт профессионального кадровика»