Построение эффективной коммуникации в компании

Спросите у своих подчиненных, что им меньше всего нравится в их работе, и они непременно упомянут проблему с коммуникацией. Фактически, в результате проведения многих национальных опросов, исследовавших отношение персонала к руководству, в которых участвовали практически все крупные организации, были получены низкие уровни ответов на вопросы, связанные с коммуникацией. Тем не менее те же сотрудники, которые отвечали на данные вопросы, говорили о том, что общение очень важно для них.

Если коммуникации являются проблемой в Вашей компании, постарайтесь разобраться, какую именно информацию Ваши сотрудники недополучают, например:

  • Персонал не имеет четкого представления о том, что от него ожидает руководство и насколько он подходит компании.
  • Менеджмент не делится с работниками информацией о результатах деятельности компании, ее успехах или о том, в каком направлении она сейчас развивается.
  • Сотрудникам кажется, что они получают недостаточное вознаграждение, так как у них нет никакой информации о стоимости суммарных выгод и размере их общего дохода.

Инструменты эффективной коммуникации.

Прежде чем начать доносить ту или иную информацию до своих сотрудников, определите, какая аудитория людей ее получит. Для этого ответьте для себя на ряд вопросов:

  • Все ли Ваши подчиненные имеют доступ к электронной почте?
  • Все ли работники на месте?
  • Возможно, некоторые Ваши сотрудники работают по определенным дням?
  • Возможно, кто-то из персонала занят постоянно с клиентами или имеет разъездной характер деятельности, что не позволит им присутствовать на собрании?

Учитывая все эти моменты, у Вас есть огромный выбор различных способов улучшения качества коммуникации в компании.

Интранет (внутренняя сеть)

Корпоративная внутренняя сеть является отличным местом для обнародования разнообразных статей для персонала, в особенности, если большинство людей имеют доступ к компьютеру.

Рассылка новостей компании

Данный вид связи с персоналом является отличным способом донесения информации об изменениях, успехах и других важных событиях, произошедших в компании.

Собрания

Собрания- эффективный способов собрать коллектив вместе, который особенно ценится, если на них обсуждаются хорошие новости и компания демонстрирует, насколько она ценит своих сотрудников. Собрания также являются отличным местом для дискуссии, позволяющим работникам задать свои вопросы или начать обсуждение той или иной проблемы. Кроме того, руководство может узнать таким образом мысли, опасения и идея своих подчиненных.

Телефонная конференция, видео и интернет-конференция

Телефонные конференции являются эффективным инструментом общения с теми сотрудниками или их группами, которых нет на рабочем месте. Вложение средств в развитие конференц-технологий (например, покупка специальных телефонов, видео аппаратуры, хороших микрофонов), которые бы обеспечивали хорошее качество аудио и/или видео связи.

Научите персонал пользоваться данным оборудованием. Если на собрании Вы собираетесь использовать раздаточный материал, то распорядитесь, чтобы сотрудники, которые будут общаться с Вами по телефону, также имели к ним доступ.

Электронная почта

Электронная почта - это очень просто способ распространить информацию среди большой группы людей в одно мгновение. К сожалению, чрезмерное использование электронной почты может заставить работников почувствовать себя изолированными, лишенными личного контакта с руководством. Электронные сообщения хранятся в компьютерной системе компании и, отправив их однажды, отправитель больше не имеет контроля над тем, куда они направились. Также следует помнить, что такая форма общения с сотрудниками сильно отличается от обычного личного разговора или беседы по телефону.

Доска объявлений

Хорошо оформленная, организованная и своевременно обновляемая доска объявлений является эффективным, удобным и недорогим способом коммуникации с персоналом, особенно с теми сотрудниками, которые не имеют доступа к компьютеру на своем рабочем месте.

Социальные медиа

Социальные медиа, включая блоги, подкасты, социальные сети могут быть использованы для построения интернет сообщества, получения обратной связи и осуществления более привлекательных изменений. Например, ежедневные, еженедельные или с другой частотой обновления подкасты могут обеспечить место проведения разговора менеджера или руководителя со своими подчиненными посредством интранета. Несмотря на то, что социальные медиа являются отличным способом общения руководства компании со всеми сотрудниками одновременно, они не должны становится полной заменой живому открытому общению лицом к лицу.

Опросы сотрудников

Опросы сотрудников также выступают эффективным и продуктивным способом получения информации от большой группы людей. Хорошо составленные опросы позволяют получить обратную связь от персонала по вопросам того, что они думают о работе компании, как они видят свои роль в ее деятельности, насколько они довольны своим уровнем заработной платы и бонусов, а также устраивает ли их качество коммуникации на всех уровнях организации. Тем не менее, если после проведения опроса и получения определенной информации от персонала, со стороны руководства не поступит никаких предложений об проведении необходимых изменений, его отношения с сотрудниками могут стать только хуже, так как люди могут подумать, что их мнения просто не услышали.

Обсуждение плохих новостей

Никто не хочет приносить плохие вести. Но здесь может помочь правильный подход к этой ситуации. Воспользуйтесь следующими советами, если Вам необходимо сообщить нехорошие новости.

  • Будьте откровенными. Опишите возникшую ситуацию честно и открыто. Не пытайтесь уклониться или скрыть неприятную правду.
  • Действуйте быстро. Промедление только усложнит задание.
  • Сообщайте о плохих новостях лично, всегда, когда это возможно. Это дает возможность проявить заботу и решать вопросы напрямую.
  • Всегда объясняйте причину плохих новостей. Чем больше информации у людей, тем легче им будет принять ситуацию.
  • Взгляните на ситуацию в перспективе. В большинстве случаев, существует и положительная сторона, а пусть и незначительная.

Не забудьте подчеркнуть положительные аспекты, которые помогут слушателю заглянуть за негативные моменты и увидеть целостную картину.

Перевод подготовила Наталья Лабутина.