Положение о служебных командировках в 2015 году - поменялся список обязательных документов (обновление от августа 2015 г.)

С 8 января 2015 года вступило в силу Постановление правительства РФ от 29 декабря 2014 года № 1595. Данным нормативным документом изменился порядок направления сотрудников в служебные командировки. Новые правила существенно облегчили процедуру оформления командировки: на замену 4 ранее существовавшим документам (приказ, командировочное удостоверение, служебное задание и отчет) пришел один – приказ работодателя. Именно он будет служить обоснованием командировочных расходов. С 1 февраля 2015 года эти изменения вступили в силу и для государственных служащих.

Командировочные удостоверения и многоступенчатая процедура оформления командировок всегда утяжеляли документооборот любой компании. С этого времени для определения срока пребывания сотрудника в командировке будут использоваться проездные документы. До внесения изменений для подтверждения срока нахождения в командировке сотруднику было необходимо  отмечаться в местах пребывания (в организациях, куда он направлен). Теперь же для этого будет достаточно проездных документов. При использовании работником для служебной командировки личного транспорта для компенсации затрат на топливо ему будет необходимо составить служебную записку и приложить к ней кассовые чеки или квитанции.

С 8 августа 2015 года начали действовать поправки к предыдущим изменениям.

Постановлением Правительства РФ от 29 июля 2015 года №771 уточняется порядок подтверждения фактического срока пребывания сотрудников в командировке:

  • Если работник отправляется в командировку на личном, служебном или арендованном автомобиле (по доверенности), к служебной записке прилагаются любые документы, подтверждающие использование транспорта для поездки к месту назначения и обратно: квитанции, счета, кассовые чеки, путевые (маршрутные) листы и пр.
  • Если по каким-либо причинам проездных документов нет, достаточным обоснованием считаются документы, которые подтверждают факт и даты проживания работника по месту его командировки: гостиничный счёт, талон, квитанция.
  • В особых случаях (если нет ни проездных документов и прочих подтверждений о маршруте следования транспорта, ни доказательных документов о найме жилья и пользовании гостиничными услугами), работник подает служебную записку и (или) письменное подтверждение принимающей организации, где отмечены даты его прибытия и отъезда.

Важно, что новые поправки еще больше упростили процедуру оформления командировок. Последним пунктом данного Постановления отменены обязательные Журналы учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации.

Для направления сотрудников в командировки и должного оформления расходной составляющей в 2015 году необходимо подготовить и вести следующие документы:

  • Приказ работодателя о направлении работника в командировку (можно использовать унифицированную форму N Т-9, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, но не является обязательной, так как в настоящее время работодателям разрешено утверждать и использовать собственные формы первичных документов, упоминание о «служебном задании» в графе «основание» из формы нужно исключить);
  • Авансовый отчёт сотрудника (заполняется при получении сотрудником аванса перед командировкой, сдаётся после командировки с подтверждающими документами (чеки и квитанции));
  • Внести соответствующие отметки в табель рабочего времени(во время отсутствия работника, буква «к», без указания отработанных часов);
  • Служебная записка с чеками и квитанциями при использовании личного транспорта во время командировки и необходимости возмещения затрат на ГСМ (нет утверждённой формы);
  • Поскольку обязательные журналы учёта командированных работников с 8 августа 2015 г. отменены, организация может по собственному усмотрению и в произвольной форме вести записи о прибывающих и выбывающих в служебные командировки сотрудниках.

Служебные командировки сотрудников – неотъемлемая часть рабочего процесса. В соответствии со статьей 166 Трудового кодекса РФ, направлением в служебную командировку признается поездка сотрудника по распоряжению работодателя и на определенный им срок для выполнения служебного поручения в другой местности (вне места его постоянной работы). 

Несмотря на то, что многие аспекты направления работника в служебную командировку нашли подробное отражение в трудовом законодательстве, разработка и принятие отдельного локального нормативно-правового акта о порядке направления сотрудников в служебные командировки является полезным документом, определяющим политику компании в сфере служебных поездок. Особенно актуальным принятие Положения о командировках является для компаний, деятельность которых связана с частым командированием сотрудников в другую местность.

Положение о командировках регламентирует такие вопросы как:

  • порядок издания приказа о направлении работника в служебную командировку;
  • установления размера и порядка выплаты суточных и компенсации расходов по проезду и проживанию в месте командирования;
  • сроки и порядок предоставления авансовых отчетов о командировочных расходах;
  • другие аспекты направления сотрудников в служебные командировки.

Правила, закрепленные в Положении о командировках, не могут ущемлять права работников по сравнению с нормами, установленными  законодательством. Целями разработки локального Положения о командировках  являются регламентация процедур направления работников в служебные поездки, определение норм суточных и размеров возмещения расходов по найму жилых помещений, правила предоставления финансовой и производственной отчетности по итогам командирования.  

Наличие в компании разработанного локального акта по данному вопросу упрощает ознакомление работников с порядком направления в служебную командировку у конкретного работодателя и помогает правильно оформить все необходимые документы и отчеты.

Разработчиком положения о направлении сотрудников в служебные командировки является, как правило, служба по работе с персоналом. Отдельные нормы положения (регламентирующие вопросы проведения расчетов) согласовываются с бухгалтерской и финансовой службами компании.

Шаблон Положения о командировках можно найти в комплекте методических материалов «Саквояж HR-директора».