Как организовать корпоративное мероприятие?

Все мы устаём, и сотрудники компаний не исключение. Здоровый баланс работы и отдыха необходим как воздух. А почему бы не использовать отдых для пользы дела, чтобы все смогли хорошо познакомиться друг с другом и найти общий язык? Где, как не на отдыхе каждый новичок находит себе место в команде? Или где, как не на корпоративе можно показать свою команду с лучшей стороны?

Корпоративное мероприятие — это праздник для всех. Здесь не нужно реализовывать профессиональные задачи, не нужно работать, а нужно лишь отдыхать. Это может быть большое событие или маленькая дата: день рождения, вечеринка, спортивное соревнование, экскурсия или тренинг и т. д.

Разновидности корпоративов:

  •  День рождения компании. Это прекрасный повод для собрания, когда можно сказать: «Мы все молодцы, отлично поработали!» Это один из самых приятных праздников, которым можно гордиться.
  • Вечеринка. Она может быть совершенно без повода, но ничто так не заменит и не улучшит самочувствие в команде, как корпоративная вечеринка.
  • Спортивные соревнования. Это лучший вид отдыха для самых разных коллективов. Побороться друг с другом — любимое мужское занятие, пробуждающее врождённое чувство соперничества и здоровую конкуренцию. Очень важно, чтобы в мероприятии участвовали все, даже те, кто не задействован в самих соревнованиях. Пусть они будут болельщиками и скандируют с трибун имена своих героев. Очень удобны в этом плане мероприятия, проводимые между разными компаниями — там каждый искренне и с радостью поддерживает своих коллег. Болельщикам можно раздать специальные свистки и нарисовать плакаты. Сами соревнования могут быть различны: от простого перетягивания каната, баскетбола, соревнований по лёгкой атлетике до настоящих автомобильных гонок на огороженной специально для этого территории.
  • Вручение премий. Это очень знаковое мероприятие, ведь приятно как вручать, так и получать  премии «Лучший сотрудник», «Работник года», «Лучший организатор» и другие номинации, какие вы только сами придумаете. Для успешности мероприятия, важно, чтобы абсолютно все сотрудники участвовали в определении лауреатов и победителей. Победителям обязательно нужно раздать символические призы: дипломы, статуэтки, ленты с именем номинации.
  • Презентация. Официальное представление нового товара, продукции, компании, проекта приглашенному кругу лиц. Это событие — настоящая новость в компании! Церемония открытия с разрезанием ленточки, закладка первого камня или яркая презентация новинки будут как нельзя кстати.
  • Тренинги, семинары. Чаще всего такие мероприятия носят выездной характер. Они обеспечивают улучшение работы в команде, получение новых знаний и навыков, а также помогают понять, какие области нуждаются в развитии.
  • Экскурсии. Это и совместные туры по историческим и художественным музеям, и даже просто выезд на природу или прогулка на теплоходе.

Главное, что все корпоративные мероприятия, какие бы вы ни выбрали, служат ещё большему объединению коллектива. Где есть сплоченность и взаимовыручка — там есть хорошие отношения и высокие показатели в работе.

Что нужно для организации хорошего корпоратива?

В первую очередь, правильно выбранное место проведения мероприятия. Ведь большая часть успешности всей кампании зависит от места действия. Так неудобные, душные, некомфортные, маленькие помещения только испортят всё впечатление от праздника. Необходимо, чтобы выбранное помещение было большим, но не чересчур огромным, чтобы все приглашённые чувствовали себя уютно и на своём месте.

Плюс к тому, нужно понимать особенности психологического восприятия. Люди, как известно, делятся на аудиалов, визуалов, дигиталов и кинестетиков. При оформлении мероприятия нужно учитывать эти психологические особенности и сделать его красочным и запоминающимся для всех. Для аудиалов должен быть хороший звук, музыка, микрофон не должен фонить. Для визуалов делайте побольше фотографий, организуйте видеосъемку, красиво украсьте зал — здесь подойдут шары, цветы, ленты и другой декор. Для дигиталов повесьте на стене краткий сценарий мероприятия, сделайте меню, если предполагается фуршет, а также раздайте наглядные программки и не отступайте от намеченного плана. Для кинестетиков подготовьте комфортные сиденья, удобные столы, красивые выглаженные скатерти, мягкие ткани. Пусть всем будет комфортно на спланированном вами празднестве.

Во-вторых, очень важно чтобы всё было по форме. От вашего представления всего мероприятия зависит то, каким оно будет: «ярким и запоминающимся» или «спокойным и строгим», «радостным и смешным» или «официальным и презентабельным». И уже в зависимости от выбранной тактики можно направлять весь корабль торжества. Главное условие — всё должно восприниматься как единое целое. Никаких странных конкурсов и глупых нарядов. Ни в коем случае нельзя портить впечатление бездумным подбором деталей. В общем, корпоратив должен быть объединён одной общей идеей, которая всем ясна и понятна.

В-третьих, вы должны определиться с программой. Нужно не полениться и написать самый подробный план и сценарий всего действа. Лёгких ходов не ищите. «А здесь речь генерального директора на 15 минут» — такого лучше избежать. Продумайте всё от и до, начиная с музыкального сопровождения во время сбора гостей и заканчивая прощальными любезностями.

И наконец, очень важно, насколько участники сами вовлечены в процесс. Очень важно, чтобы все были активны, никто не скучал, и каждому нашлось дело на корпоративе. Конечно, большую часть обязанности по развлечению берёт на себя ведущий, поэтому грамотный подбор человека, который будет отвечать за хорошее настроение в команде — основа мероприятия.

Кроме того, очень важно, чтобы все сотрудники вовремя успели попасть на корпоратив, так что обязательно уточните место встречи и убедитесь, что туда легко добраться или организуйте трансфер. А после окончания мероприятия проверьте, что все смогут с легкостью добраться до дома или также организуйте трансфер.

Имейте в виду: корпоративы запоминаются своей атмосферой, а то, насколько она будет радостной и дружелюбной, энергичной и весёлой, зависит от организации. И конечно, хорошие подарки, награды и полезная информация вот залог вашего успеха!

Конечно, в лучшем случае для организации корпоративов пригласить специалистов из агентств. Но если у компании нет возможности оплатить такую услугу, то мероприятие автоматически перекладывается на плечи отдела по работе с персоналом, HR- специалистов.

Для быстрой самостоятельной организации советуем вам обратиться за помощью к сотрудникам вашей компании:

1. Поставьте цель и определите задачи корпоратива.

2. Создайте рабочую группу из наиболее инициативных. Максимум 6 человек при количестве участников не более 200. Кроме того, понадобятся аниматоры и ведущие из команды.

3. Определите для всех сроки выполнения задач.

4. Обозначьте за каждым его обязанности, только чтобы это было по силам человеку и не противоречило его желаниям и возможностям. Сценарий смогут взять на себя креативщики, место проведения помогут найти логисты, административно-хозяйственный отдел может заняться техническим оснащением и покупками реквизита, подарков, еды и т. д. Подсчитают необходимый бюджет финансисты. Так все будут принимать активное участие в создании праздника.

5. Подберите сотрудников, подходящих для главных ролей — того, за кем можно закрепить проведение мероприятия, и аниматора. Кого-то харизматичного и артистичного, способного удерживать зрительское внимание.

6. Исключите все форс-мажорные ситуации. Подумайте о способах выхода из них заранее. Это должно быть изначально заложено в смете.

7. Учитывайте принятые нормы общения, чтобы не было недоразумений, так как у некоторых сотрудников может быть своё понимание неформального общения. Поэтому чётко распределите роли руководителей компании в самом процессе.

8. Имейте в виду возраст и пол сотрудников: возможно, не все захотят принимать участие в активных играх. Придумайте для них менее подвижные конкурсы.

Мероприятие на свежем воздухе, конечно, лучше всего проводить на специально арендованном месте для пикника, для этой цели подойдут базы отдыха, на территории которых можно организовать корпоративное мероприятие любой сложности. Позаботьтесь о безопасности мероприятия, это особенно важно, если у вас в планах спортивные игры.

Прежде чем начать мероприятие, в идеале будет узнать, как проводились подобные встречи раньше. Посмотреть видеоролики, фотографии. Понять настроение коллектива. Потому что те, кто на работе кажутся тихонями, могут раскрыться совершенно с новой стороны на корпоративе. Оказаться весёлыми и задорными ребятами, которые поднимают всем настроение. Замечено, что некоторые люди очень сильно меняются на отдыхе.

После того как вы составите бюджет всего праздника, добавьте ещё как минимум 10% на непредвиденные расходы. Вы наверняка не учтёте всех возможных обстоятельств.

Очень важно понимать, для кого вы проводите мероприятие: для сотрудников или для гостей. От этого будет зависеть всё. На закрытом мероприятии учитываются пожелания только ваших сотрудников. А на открытом, официальном, с приглашением журналистов, VIP-персон, представителей властей и т. п. вся  команда, участвующая в организации мероприятия, должна быть настроена серьёзно. Все должны быть одеты с иголочки и понимать, что представляют фирму в этот день. Для гостей на открытом мероприятии должен быть организован кофе-брейк или фуршет. Продуман регламент выступлений до минуты. Также нужен будет координатор проекта, который будет решать все возникающие проблемы.

В конце мероприятий составьте анкету, которую можно разместить на корпоративном сайте. Предложите участникам написать, что понравилось и что бы они хотели увидеть, услышать, получить от корпоратива в следующий раз.