«Умные» IT-решения для построения корпоративных коммуникаций: программные продукты для Интранет

Интранет как инструмент для создания единой информационной среды компании. Сеть Интранет как локальная частная сеть компании открывает возможности для создания корпоративных порталов и налаживания деловых и дружеских связей между сотрудниками с применением наиболее удобных и эффективных схем взаимодействия.

Использование сети Интранет позволяет решить задачи, связанные с повышением эффективности коллективной работы, социализации бизнес-процессов, организации обучения персонала и формирования единой информационной среды.

Основные преимущества внутрикорпоративных информационных ресурсов:

  • высокая производительность совместной работы над общими проектами;
  • простой и быстрый доступ сотрудников к базам данных;
  • высокий уровень социализации сотрудников, имеющих доступ к ресурсу, и широкие возможности для внедрения в коллективе корпоративных ценностей, развития корпоративной культуры, улучшения психологического микроклимата и пр., что особенно ценно для HR – служб компании.

Требования, предъявляемые к корпоративным порталам в среде Интранет:

  • возможность портала решать задачи, поставленные перед ним заказчиком;
  • организация быстрого доступа к корпоративной информации;
  • структуризация используемых бизнес-инструментов;
  • масштабируемость в зависимости от изменения нагрузки;
  • интеграция с уже используемыми компанией приложениями и существующей IT-структурой;
  • высокий уровень безопасности и защиты от несанкционированного доступа (поскольку сеть является закрытой, а информация, содержащаяся в базах данных, составляет коммерческую тайну компании, безопасность также относится к важнейшим критериям выбора платформы).

Для реализации поставленных задач компания может выбрать один из трех типов существующих возможностей:

  • использовать типовые решения (как правило, это немасштабируемые решения  с ограниченным функционалом);
  • использовать настраиваемые решения, т.е. адаптируемые на существующих платформах системы. Обладают широкими возможностями индивидуализации – от дизайна до интеграции в систему сторонних приложений;
  •  разработать собственные решения для корпоративного портала. Решение будет полностью уникальным и отвечающим требованиям компании. Минусами такого решения являются дороговизна и длительный срок создания продукта, наличие в компании штата высококвалифицированных разработчиков.

Платформы для построения корпоративных порталов: обзор рынка, критерии выбора

Ведущие IT-разработчики корпоративного ПО предлагают множество различных решений для создания и управления порталами в сети Интранет. На рынке представлены как дорогостоящие многофункциональные продукты, так и доказавшие свою эффективность бесплатные решения.

Условно все предлагаемые разработчиками портальные решения можно сгруппировать по трем направлениям:

  1. Платформы для создания корпоративных Интранет – порталов.
  2. Готовые решения, реализованные на базе платформ (коробочные продукты).
  3. Облачные решения, предлагаемые как SaaS сервисы.

Среди представленных на рынке программных продуктов присутствуют как «тяжелые» коммерческие решения для крупных корпораций и компаний, так и более простые и менее затратные (или вовсе бесплатные) продукты для представителей среднего и малого бизнеса.

Самыми распространенными коммерческими платформами для реализации портальных решений являются: MS SharePoint, IBM WebSphera, IBS, Oracle WebCenter Suite, SunJavaSystemPortalServer, 1С-Битрикс, Jetspeed.  В лидерах рынка – платформы компаний IBM, Oracle, SUP и Microsoft.

Платформы с открытыми бесплатными лицензиями: Jboss, Plone, Joomla!, Drupal, Jive.

Наибольший интерес для пользователей представляют готовые (коробочные) продукты, построенные на базе коммерческих платформ или решений с открытыми лицензиями. На российском рынке наибольшее количество готовых решений предлагается на базе MS SharePoint, что связано как с гибкостью самой платформы, так и с широкими возможностями ее интеграции с другими продуктами компании Майкрософт.

Остановимся на них более подробно.

В сегменте «тяжелых» коммерческих решений для крупного бизнеса заслуживают внимания:

  • IBM WebSphere Portal.   Готовое решение с большим количеством функций на базе платформы IBM WebSphere. Предоставляет единую точку доступа к веб-содержимому и веб-приложениям согласно индивидуальных потребностей каждого пользователя. Основные преимущества системы: удобство веб-интерфейса и управления содержимым, простота использования и администрирования, открытые стандарты, масштабируемость, быстрый поиск необходимой информации, наличие готовых бизнес-функций, ускоряющих окупаемость и снижающих затраты на развертывание порталов. Имеет модульную структуру и позволяет полноценно автоматизировать любой бизнес-процесс. Имеет механизмы проектного управления с назначением ответственных за задачу сотрудников, отслеживанием этапов выполнения, соблюдения сроков. К недостаткам можно отнести высокую стоимость, высокие требования к среде (поскольку рассчитана на большое количество одновременно работающих пользователей).
  • SAP NetWeaver Portal . Готовое портальное решение с удобно реализованными функциями доступа к информационной системе. Используя только веб-браузер, пользователь после прохождения процедуры аутентификации на портале получает доступ к корпоративным базам данных, сервисам и приложениям. Основной упор разработчики сделали на групповое управление коммуникациями, проектами и организацию совместной работы сотрудников. К плюсам также следует отнести: мощные ресурсы по управлению базой знаний компании, автоматизацию бизнес-процессов и оптимизацию документооборота. Недостатки: высокая стоимость, сложная настройка и администрирование системы.
  • Oracle Portal 11g. Полноценное решение на базе Oracle WebCenter. Преимущества: наличие серьезных инструментов для бизнес-аналитики, большого количества приложений для автоматизации бизнес-процессов и организации полноценной коллективной работы с задачами, проектами и документами, огромные возможности для поиска информации как внутри портала, так и во внешней среде. Является идеальным решением для компаний, уже использующих продукты Oracle. Недостатки: высокая стоимость, сложный запуск, проблемы интеграции с продуктами других платформ.  

В сегменте «среднего» класса в лидерах – готовые решения, созданные на базе платформы MS SharePoint. Заслуживает также внимания разработка компании «1С-Битрикс».

Краткая характеристика наиболее распространенных коммерческих коробочных решений для среднего и малого бизнеса:  

  • 1С-Битрикс: Корпоративный портал. Представляет собой коробочный Интранет, в котором реализованы функции групповой работы над бизнес-проектами и социальной сети. Включает в себя: функции CRM, новостной ленты, микроблогов, рабочих групп и пр. Имеет модульную систему, в т.ч. модули поиска информации, модули обучения, планирования (создание общих и персональных календарей событий), функционал переговорных и видеоконференций. Обладает широкими возможностями адаптации  продуктами MS (Exchange, AD, SharePoint Outlook, ical). Из существенных недостатков можно выделить лишь сложность в доработке.

 Коробочные решения, реализованные на платформе MS SharePoint:

  • WSS Portal. Выполнено на базе MS SharePoint Foundation. Является лидером среди готовых коробочных порталов, выполненных на платформе SharePoint. Может быть внедрен в базовой или стандартной версии. Обладает огромным количеством функций, реализованных посредством модулей. Основные модули: о компании (с адресной книгой, данными о сотрудниках, календарем событий и пр.), система заявок (на поиск сотрудников, установку оборудования, заказ визиток  и т.д.), проектный офис (шаблоны документов, регламенты, инструкции, отслеживание сроков), узлы отделов, медиа (сюда включен форум, фотогалерея, новости, конкурсы, опросы, FAQ, редактируемая карта портала и пр.), система поиска, администрирование. Количество модулей превышает 30. Полноценно интегрируется со всеми продуктами Microsoft.
  • TopSBIIntranetPortal. Реализовано на базе платной платформы SharePoint Server. Имеет модульную структуру. Обеспечивает автоматизацию бизнес-процессов компании, организацию совместной работы, создание единой базы знаний компании, публикацию информации, поддержку общения и внутренних коммуникаций сотрудников.  Предоставляет единую точку доступа к корпоративной информации с учетом ролей и прав доступа различных категорий сотрудников.
  • Ittilan Portal. Представитель многочисленного семейства коробочных порталов, реализованных на платформе MS SharePoint. Имеет более 60 готовых модулей. Реализованы функции: отображение основных результатов деятельности компании, электронное хранилище документов, управление проектами, модуль работы с заявками, форум. На главной странице портала выводятся новости компании, предстоящие мероприятия, информация о последних принятых документах и сообщениях на форуме, информация о днях рождения и новых сотрудниках.
  • DeskWork. Также представляет собой готовое решение на базе MS SharePoint. Закрывает все базовые потребности компании в корпоративном портале. Предлагается в виде набора различных бизнес-блоков, каждый которых решает определенную задачу. Тем самым становится доступным для компаний различного уровня. Каждая компания вправе самостоятельно определить набор необходимых бизнес-блоков, каждый из которых можно купить отдельно.

Среди бесплатных решений с нулевой стоимостью и открытым кодом одним из лидеров рынка, наравне с IBM, Oracle, MS и SAP является Liferay Portal. Реализован на платформе Java. Представляет собой портал для построения корпоративных бизнес-решений. Относясь к классу свободного программного обеспечения, в  плане функционала ни в чем не уступает коммерческим порталам. В Liferay Portal реализованы: организация единой точки доступа к ресурсам компании, система управления контентом с удобным интерфейсом, масштабируемость, удобный поиск, интеграция с продуктами MS. Система получила широкое распространение на Западе, в России не настолько популярна. К ее недостаткам можно отнести слабую адаптацию к деятельности российского бизнеса.  В начале 2013 года портальное решение Liferayстало доступно на облачной платформе Windows Azure.

Более адаптированным к российским условиям является готовый корпоративный портал, разработанный на базе CMS Joomla! – JomPortal. Представляет собой систему с открытым исходным кодом. Предназначение – создание внутреннего информационного ресурса (информационной площадки) для работы и размещения корпоративной информации (новостей, документов, приведения имеющихся у компании информационных ресурсов в единый формат) и пр. Имеет электронное хранилище документов и базу знаний компании, функции социальной сети: форум, видео и фотоальбомы. Интегрирован с 1С. Лицензия предоставляется бесплатно.

Одним из бесплатных готовых решений, о которых стоит упомянуть, также является готовая Интранет-система Alfresco. Как и Liferay, разработана на базе Java. Основной упор сделан на работу с документами. Поддерживает  работу с документами MS Office.  Среди реализованных портальных функций: автоматизация бизнес-процессов, адресная книга, публикация новостей, персональная главная страница, структура компании.

Говоря об облачных портальных решениях, следует отметить, что они во многом повторяют набор базовых функций готовых портальных решений (исключение составляют ограниченные возможности для интеграции  другими корпоративными системами компании). Основные преимущества облачных решений: экономия затрат на обслуживание сервера и сопровождение ПО, невысокие требования к пользовательским ПК, простое масштабирование, высокая скорость развертывания и независимость системы.

Основными облачными решениями, предлагаемыми для корпоративных порталов, являются: Битрикс24, Простой бизнес и Teamtools.

Подводя итоги вышесказанному, надо отметить, что основным фактором выбора платформы для корпоративного портала в сети Интранет являются:

  1. способность решать поставленные задачи компании (причем поставленные как IT-службами, так и руководством компании);
  2. масштаб бизнеса. Напрямую связан с п.1, поскольку для каждого уровня развития компании (крупная корпорация, средний или малый бизнес) решаемые задачи различны;
  3. планируемая нагрузка на сеть Интранет (с учетом количества работающих в ней сотрудников, объема хранимой информации и пр.);
  4. существующая IT структура и ее возможности интеграции с выбранной платформой;
  5. планы по дальнейшему развитию сети.

Обзор для hrdocs.ru подготовила Ирен Сергеева.