Как проверить, что ваша система электронного обучения действительно работает на результат?

Корпоративный e-learning активно развивается и прирастает новыми технологиями, компании внедряют лучшие решения, но результат часто не оправдывает ожиданий. Почему это происходит, как правильно настроить систему электронного обучения и сделать ее по-настоящему эффективной — рассказывает Елена Тихомирова, Генеральный директор компании eLearning Center.

e.tihomirova

Процесс внедрения системы электронного обучения часто бывает сложным и длительным. Это логично, учитывая большое количество задач, — от выбора технологий до построения внутренних процессов и создания курсов. Участников много, некоторые из них могут неоднократно поменяться по ходу дела, и каждый оставляет свои следы. В зависимости от обстоятельств принимаются самые разные решения, многие из которых могут не совпадать с первоначальной задумкой.

Когда системе исполняется лет 5, многие компании начинают задаваться вопросом: «Действительно ли e-learning работает так, как мы хотим? Все ли у нас хорошо?». Такие вопросы закономерны. Как раз тогда, когда система уже полностью спроектирована и перестала слишком часто меняться и обновляться, мы можем наблюдать спад интереса. Не только со стороны пользователей, для которых этот формат стал уже привычным. Внутренние заказчики могут в какой-то момент разочароваться и понять: курс, в который они вложили столько сил и энергии, не принес им желаемых результатов. Вовлеченность начинает снижаться, кажется, что система становится все менее эффективной. Или же ее роль в корпоративной системе обучения в целом размылась и не очень понятно, какие задачи мы решаем с ее помощью.

В этот момент мы иногда принимаем не самые рациональные решения. Например, заказываем пару очень дорогих курсов с ярко выраженным «wow-эффектом», потому что нам срочно надо привлечь внимание всех участников к системе и формату. Или же решаем, что нам точно нужна геймификация, потому что игровые методы доказали свою эффективность, и сотрудникам будет интереснее получать за курсы баллы и бейджи, чем просто проходить обучение. Почему такие решения нерациональны? Они не решают проблему целиком, а дают лишь короткий всплеск активности, за которым ничего не следует.

Систему необходимо обследовать. А потом завести практику регулярной проверки, своеобразный «check-up», как сейчас предлагают большинство частных медицинских клиник, — пройти нескольких врачей, сдать анализы и понять, что у тебя все хорошо. Для корпоративной системы электронного обучения такой проверкой может быть некая анкета, по которой мы сможем посмотреть, на верном ли мы пути. Но перед тем, как делать простую проверку, нужно провести масштабный аудит и узнать: что на самом деле кроется за цифрами о количестве пройденных курсов и тестов, которые мы часто видим в отчетах по e-learning.

Что стоит проверять?

1) Как устроен процесс электронного обучения в компании?

Тут нужно посмотреть с нескольких точек зрения:

  • Как устроен процесс с позиции заказчика обучения?
  • Что нужно сделать, чтобы заказать курс или программу обучения?
  • Как получить результаты обучения сотрудников?
  • Какие результаты представляются?

Желательно поговорить с заказчиками и понять, насколько они довольны процессом, что им кажется удобным, а что они хотели бы поменять. Например, иногда заказчик может рассказать, что он не имеет доступа к результатам обучения сотрудников и даже не знает, как их получить. Такое может произойти, потому что заказчик пришел в компанию уже после того, как подготовили тех, кто только начинал использовать СДО.

  • Как устроен процесс обучения с точки зрения сотрудника?
  • Может ли он повторять тот курс, который ему назначили?
  • Может ли сам выбирать курс из каталога?
  • Как обучение интегрировано в его рабочую деятельность?

Например, некоторые компании с удивлением обнаруживают, что у сотрудников просто нет возможности проходить обучение на рабочем месте, а для работы из дома СДО не приспособлена.

Тут же нужно проверить, знают ли основные группы пользователей о возможностях системы, умеют ли ими пользоваться. И нет ли перегрузки, нет ли инструментов, которые почти никому не нужны, но при этом доступны и мешают эффективно работать.

2) Как устроен процесс создания электронных курсов, и какие курсы доступны в системе?

Самая большая ценность любой системы электронного обучения — это контент. Если сотрудникам предлагается проходить десятки некачественных курсов в год, их мотивация будет снижаться вполне очевидным образом. Потому что плохие курсы никто изучать не хочет. Даже если есть приказ и знания очень нужны. При аудите той части системы, которая отвечает за курсы, начинать надо с процесса их создания:

  • Учитываются ли задачи компании при постановке цели обучения?
  • Участвует ли эксперт?
  • Применяются ли принципы педагогического дизайна при разработке?
  • Насколько логичны и последовательны материалы курса?
  • Закладывается ли в курс практика?

Потом нужно смотреть на сами курсы. Тут стоит обратить внимание на:

  • дизайн и внешний вид;
  • количество текста и комфортность его восприятия;
  • наличие практических заданий и прочих интерактивных объектов, которое делают обучение вовлекающим;
  • общее удобство использование курса и его материалов;
  • наличие справочного материала и информации, которую после изучения курса можно сохранить себе для последующего использования.

На самом деле, по курсам можно смело составить отдельный чек-лист, причем достаточно объемный. И по нему делать аудит основных и самых актуальных для компании курсов. Именно курсы являются основной точкой соприкосновения сотрудника и системы электронного обучения, особенно если компания делала ставку на асинхронный процесс. И если курсы не самые лучшие, то они могут быть серьезным источником утечки мотивации.

3) Какая статистика об обучении собирается и как она анализируется?

Большинство СДО позволяет собирать множество данных о том, как сотрудники проходят обучение. Например, можно посмотреть, сколько времени люди проходят курс, или в какой момент его закрывают. Если внимательно проанализировать такую информацию, будет заметно, что именно в месте прерывания обучения есть или что-то очень скучное и непонятное, или техническая ошибка, или что-то, что мешает сотруднику идти дальше. Устранив эту сложность, можно запустить более эффективное обучение.

4) Насколько стабильны технологии, которые использует компания?

Тут нужно проверить, не загружается ли СДО по 3 минуты на каждую страницу, нет ли на вебинарах десяти сбоев за 1 час работы, передают ли курсы все данные. Важно убедиться, что технологии вам помогают, а не раздражают пользователей. Иногда после детального анализа технологической части компании принимают решение заменить инструменты, частично или полностью. Даже покупка абсолютно нового комплекта зачастую будет выгоднее, чем постоянные отрицательные эмоции 1000 пользователей и их нежелание учиться.

5) Как выглядит и как устроен ваш корпоративный портал?

Это основная точка входа для пользователей системы. И если там беспорядок, если порталу не уделяют достаточно внимания, пользователи не горят желанием заходить туда, пока нет приказа на обязательное обучение. А ведь портал можно сделать полноценной личной средой обучения сотрудника, тем более с сегодняшними инструментами и возможностями.

Что нужно проверить на портале?

  • Внешний вид и удобство использования.
  • Доступность инструментов, которыми основная масса сотрудников пользуется чаще всего.
  • Логичность сценариев работы пользователей портала, прозрачность основных функций.

Возможно, людям стало сложнее ориентироваться на портале, который по мере развития вырос и обзавелся большим количеством возможностей.

Что делать со всеми находками?

Теперь, когда у вас в руках вся основная информация о том, как работает ваша система и что в ней происходит на самом деле, нужно совершить несколько действий.

Для начала стоит ответить на самые важные вопросы:

1)   Есть ли что-то, что мешает основным пользователям работать с системой?

2)   Есть ли что-то, что может снижать их мотивацию?

3)   Прозрачны ли основные процессы работы с системой? Насколько они просты и понятны?

4)   Что можно сделать, что изменить текущую ситуацию?

После ответов нужно выполнить самую основную задачу обследования: заново спроектировать все основные сценарии и процессы работы с системой:

  • сценарии должны быть сделаны по основным ролям и группам пользователей и должны прописывать всю последовательность действий человека, который идет в систему для выполнения той или иной задачи
  • описания процессов должны охватывать все: от постановки задачи на обучение до заказа курсов и анализа результатов обучения.

И еще важно убедиться, что в вашей системе есть возможности для активного участия сотрудника в собственном обучении: задавать вопросы и получать ответы, рассказывать о своем опыте. Когда система неживая, когда она позволяет только прочитать и просмотреть курсы, то желание пользоваться ею тоже может заметно снижаться.

Для каждой компании система электронного обучения будет совершенно уникальной. Свои процессы и свои сценарии, свои особенности каждого этапа. Я очень рекомендую перед обследованием (или в процессе) организовать пару встреч с коллегами из других компаний и посмотреть, как устроены другие системы: возможно, вы найдете интересные решения для себя. Но вот скопировать какие-то решения получается редко. Главное, чтобы при любом обследовании системы вы все время держали в голове ответ на самый главный вопрос: «Какова цель электронного обучения в нашей компании?»

Елена Тихомирова, Генеральный директор eLearningCenter