Как быстро организовать дистанционное обучение в компании

Российские компании давно признали, что дистанционное обучение дает ощутимые результаты и экономит ресурсы. Сейчас руководителей и специалистов, занятых обучением и развитием персонала, больше всего интересует, как внедрить систему eLearning с минимальными затратами и в максимально короткие сроки. Профессиональными рекомендациями делится Юлия Шувалова, директор по развитию компании iSpring.

isprimg

Российскому бизнесу уже не надо доказывать преимущества eLearning: удаленный образовательный формат позволяет компаниям эффективно решать многие бизнес-задачи:

  • Охватить обучением неограниченное число сотрудников даже из географически удаленных районов.
  • Поддерживать актуальные знания о продуктах и услугах компании.
  • Экономить средства на организацию обучения и поездки в филиалы.
  • Обеспечить непрерывное обучение сотрудников.
  • Оперативно проводить срезы знаний.

Для сотрудников дистанционное обучение имеет свои плюсы:

  • Возможность учиться в любое время.
  • Возможность учиться в любом месте: курсы и тесты можно проходить со своих мобильных устройств.
  • Выбор индивидуального темпа обучения.
  • Возможность саморазвития, расширения кругозора.
  • Это интересно, современно и увлекательно.

Неважно, крупная у вас компания или небольшая, — вы сможете быстро внедрить дистанционное обучение, если ответите на три вопроса:

1)   какие инструменты выбрать?

2)   какие ресурсы компании нужно задействовать?

3)   как измерить эффективность?

Выбор инструмента обучения

Запуск eLearning в любой компании прежде всего связан с выбором системы дистанционного обучения (СДО). Это виртуальная комната, где можно проводить обучение и проверку знаний сотрудников, независимо от того, где они находятся.

При выборе системы дистанционного обучения определите: это будет готовый продукт «в коробке» (необходима установка на сервер компании) или облачное решение  (позволяет развернуть СДО на удаленном сервисе).

В чем основное отличие?

Покупая «коробочную» программу, вы фактически вслепую внедряете у себя систему, которой ваши сотрудники будут вынуждены пользоваться очень долго. И если по каким-то причинам она окажется неудобной, компания вряд ли согласится ее менять: ведь в покупку вложены сотни тысяч, а то и миллионы рублей. Приобретать систему придется с учетом численности сотрудников, которых вы планируете обучать. Кроме того, для «стационарной» СДО требуются существенные технические возможности, а для ее обслуживания необходима помощь ИТ-специалистов.

Для быстрого внедрения СДО лучше использовать облачные технологии. Они экономят время и бюджет и не требуют привлечения технических специалистов для развертывания и управления. На российском рынке немало достойных облачных СДО: iSpring Online, Competentum, WebTutor, Mirapolis и другие.

Как правило, у таких систем есть пробный период и гибкая система оплаты. Вы сможете протестировать СДО на группе сотрудников, а затем распространить этот опыт на другие подразделения.

Что должна уметь любая СДО?

Обеспечивать полноценный процесс обучения по аналогии с очным. Все как в школе, только дистанционно.

1) предоставлять доступ в виртуальный класс для ученика и преподавателя;

2) объединять учащихся в группы по общим признакам (например, сотрудники отдела продаж, сотрудники отдела разработки);

3) приглашать пользователей к обучению, назначать учебные курсы и тесты сотруднику или группе сотрудников;

4) загружать материалы любого формата (лекции, презентации, видео, документы, графику);

5) поддерживать стандарты дистанционного обучения, в которых вы разрабатываете курсы (AICC, SCORM, xAPI, BlackBoard);

6) обеспечивать регулярный мониторинг процесса обучения с помощью отчетов;

7) проводить тестирования с закрытыми и открытыми вопросами.

Но это лишь верхний пласт задач, которые решает СДО. Современные системы предоставляют гораздо больше возможностей, главное правильно обозначить критерии выбора:

  • Позволит ли система организовать мобильное обучение на планшетах, смартфонах?
  • Будут ли доступны курсы при отсутствии интернет-соединения?
  • Можно ли настроить индивидуальную траекторию обучения для сотрудника или группы?
  • Содержит ли СДО необходимые типы отчетов?
  • Позволяет ли проводить вебинары?

Лучше всего составить лист пожеланий и проверять, соответствует ли ему СДО. Включайте в свой чек-лист только тот функционал, который действительно нужен для решения ваших задач по обучению.

Пример чек-листа

Необходимое количество пользователей

  • от 100 до 150 человек

Необходимость обслуживания техническими специалистами

  • не требуется

Разграничение ролей пользователей

  • администраторы, преподаватели, студенты

Возможность делить пользователей на группы

  • да

Доступ в личный кабинет студента

  • онлайн

Поддерживаемые форматы материалов

  • DOC, PDF, MP3, MP4, XLS, SCORM 2004

Возможность проходить курсы с мобильных устройств

  • да

Возможность проходить обучение при отсутствии интернета

  • да

Возможность проведения вебинаров

  • да

Возможность настроить индивидуальную программу для каждого студента

  • да

Возможность обратной связи с преподавателем

  • онлайн и офлайн

Отчеты

  • о прогрессе обучения каждого студента/группы студентов
  • о просмотренных студентом курсах о пройденных тестах
  • о прослушанных вебинарах

Возможность выгрузки отчета в формате excel, pdf

  • да

Наличие сертификата по завершении обучения

  • да

Наличие технической поддержки от поставщика

  • да

Помните: если накрутить список сотней пунктов, вы скорее всего не найдете подходящего поставщика СДО. А если и найдете, то лишь зря потратите деньги компании, потому что вряд ли станете пользоваться всем функционалом. Например, некоторые компании просят большое количество отчетов, которые потом ни разу не открывают.

Что еще?

Кроме самой системы дистанционного обучения вам потребуется инструмент для разработки электронных лекций, тестов и других обучающих материалов.

Универсальных инструментов нет, а точнее, нет универсальных правил обучения, на которые можно было бы ориентироваться. У каждого бизнеса свои особенности, поэтому успешные компании обычно применяют два-три инструмента для разработки курсов.

На отечественном рынке не так много поставщиков таких решений (наиболее известны iSpring Suite и CourseLab). Среди зарубежных аналогов иногда выбирают Articulate, но он подходит для компаний, где бюджет не ограничен. Кроме того, техническая поддержка Articulate находится за рубежом и на русском языке не предоставляется. Это существенно осложняет оперативное решение возникающих вопросов.

Если стоит задача — внедрить дистанционное обучение быстро и с минимальными затратами, выбирайте простые инструменты за разумные деньги. Они не потребуют привлечения технических экспертов, у них интуитивно понятный интерфейс, и ваши HR-специалисты смогут самостоятельно создавать электронные курсы.

Еще проще, когда набор модулей интегрирован с популярными приложениями, которые знает каждый сотрудник, например, пакет Microsoft Office.

Бывает, что в компании уже наработано большое количество образовательных материалов^ их нужно просто «перевести» в электронный формат и предоставить сотрудникам доступ.

Большой плюс — возможность бесплатно протестировать функционал перед покупкой. Тогда вы будете точно знать, что приобретаете качественный инструмент, который соответствует вашим ожиданиям.

Дополнительно стоит узнать, предоставляется ли обучение от разработчика, инструкция или видеоуроки для быстрого знакомства с программным продуктом.

Как оценить трудозатраты

Оценка трудозатрат зависит от целей обучения и напрямую связана с выбором инструментов внедрения, о которых шла речь выше. Если продукт сложный, то и для работы с ним потребуется больше времени и ресурсов.

Вы должны четко представлять результат дистанционного обучения, которого хотите достичь. Чем конкретнее сформулирована цель, тем проще будет к ней идти. Например: к 1 сентября 80 сотрудников производственного отдела в 3 филиалах должны пройти курс по охране труда.

Для измерения трудозатрат важно понять, кто будет создавать и поддерживать учебные материалы в актуальном состоянии, а также оценить количество курсов, которые вы планируете создать. Если вы выбрали простой вариант — с этим справятся ваши сотрудники, а значит, компания сэкономит время и средства.

Быстрый сценарий (задействованы сотрудники компании)

1) HR-специалисты продумывают содержание курса, форму подачи (презентация, видеолекция, игра, диалоговый тренажер и т.д.), подбирают материалы (текст, аудио, видео, изображения).

2) Разработчик (это может быть тот же HR-специалист) оформляет контент в электронный курс.

3) Администратор системы загружает курс в СДО, назначает курсы, а затем собирает статистику по обучению.

Плюсы этого сценария:

• ваши сотрудники смогут передавать друг другу опыт работы с инструментом,

• запуск eLearning не зависит от внешних подрядчиков.

Долгий сценарий (с привлечением команды внешних разработчиков).

1) Постановка задачи внешнему разработчику, погружение его в контекст ситуации.

2) Согласование сроков и заключение договоров.

3) Сбор и передача материалов, обсуждение формы подачи, структуры курса.

4) Разработка курса.

5) Согласование, правки.

6) Загрузка курсов в СДО и сопровождение подрядчиком.

В этом случае процесс запуска eLearning может растянуться на год и больше.

Если в штате компании нет профильных IT-специалистов, для обновления курсов придется всякий раз обращаться к внешним разработчикам, а значит — снова тратить время и средства.

Как измерить эффективность системы eLearning

Еще до запуска дистанционного обучения ответьте на вопрос, насколько доступным и полезным получился электронный курс?

Дело в том, что у дистанционного обучения своя специфика. Сотрудники могут проходить курсы в любое удобное время и в любом месте. В этот момент преподаватель может не быть на связи, уточнить детали не получится. Поэтому учебный материал должен быть понятным, структурированным, наглядным и главное – приближенным к практике.

Давайте сотрудникам прикладные знания: как вести себя в ситуации с недовольным клиентом, что нужно знать, чтобы грамотно ответить на вопрос покупателя и т.д.

Как показывает практика, для мониторинга обучения нужно знать всего две вещи: как учится каждый конкретный сотрудник, какие курсы (темы) вызывают наибольший и наименьший интерес.

После обучения оценивайте эффективность комплексно:

  • Собирайте отзывы сотрудников.
  • Сравнивайте достижения тех, кто учится дистанционно и очно.
  • Регулярно проводите срезы знаний.
  • Оценивайте долю успешно завершивших обучение относительно общего числа прошедших курс.
  • Отслеживайте, как меняются успехи сотрудников, улучшаются ли показатели работы (количество закрытых сделок, выполненных проектов и т.д.).

На самом деле формула успеха проста: удобные и качественные инструменты разработки, адекватная оценка целей и результатов обучения, наличие минимального бюджета и ресурсов для старта. Конкуренция возрастает и выиграет та компания, чей персонал владеет актуальными знаниями и постоянно развивается. Начните внедрение eLearning-системы и вскоре вы сможете оценить первые плоды дистанционного обучения.

Юлия Шувалова, директор по развитию компании iSpring