Автоматизация рекрутинга: ускоряем процесс подбора персонала

Главная цель профессионального рекрутинга – нанимать «правильных» сотрудников, которые могут и хотят достигать высоких личных результатов, тем самым обеспечивая стабильный рост всей компании. Соответственно, ключевая задача рекрутингового софта – максимально увеличить вероятность подбора по-настоящему эффективного персонала.

Прежде всего система автоматизации позволяет сократить временные затраты, связанные с процессом поиска и найма сотрудников. Многократно упрощаются рутинные операции (сбор и обработка резюме, переписка с кандидатами и клиентами, формирование единой базы, текущие согласования, анализ событий и т.д.), снижается нагрузка на HR-специалистов. А значит, остается больше времени на продуктивную деятельность – личные собеседования и объективный анализ качеств потенциальных кандидатов.

Программное обеспечение для рекрутмента весьма широко используется в мировой HR-практике. Крупные компании охотно инвестируют в развитие средств автоматизации управления человеческими ресурсами, приобретая полнофункциональные системы (HCM – human capital management) и специализированные модули для поиска и найма персонала (ATS – applicant tracking systems). По прогнозам GIA, к 2018 году глобальный рынок рекрутинтового софта достигнет 2 млрд. долларов.

В России, несмотря на доказанные преимущества автоматизации, сохраняется совершенно иная ситуация. Большинство компаний все еще недооценивают реальную пользу и эффективность IT-решений для подбора и найма персонала. В основном их применяют крупные корпорации и кадровые агентства, которые могут позволить себе дорогостоящие интеграции. Средний бизнес практически не задействует автоматизированные системы рекрутмента, поскольку на российском рынке действительно мало доступных и качественных программных продуктов.

Что происходит?

Основной IT-инструмент большинства специалистов по подбору персонала – электронная почта (в лучшем случае – почтовый клиент). Даже если в компании используется программное обеспечение для оптимизации продаж и взаимодействия с клиентами (CRM-cистема), процесс рекрутинга зачастую существует «сам по себе». В папке «Входящие» ежедневно накапливаются многочисленные резюме – как от непосредственных кандидатов, так и из рассылки работных сайтов, причем некоторые предложения повторяются несколько раз. Каждый e-mail приходится открывать вручную, хотя бы бегло прочитывать, принимать решение по дальнейшим действиям, а затем вручную сортировать по определенным параметрам. Кроме того, необходимо рассылать ответы соискателям, общаться по телефону, проводить личные собеседования, отчитываться перед руководством, но практически все продуктивное время уходит на однотипные технические операции.

При таком подходе обработанные резюме хранятся в папках на рабочем компьютере или в папках почтового клиента. Следовательно, невозможен быстрый поиск нужного кандидата, а вся информация по этапам отбора чаще всего теряется после закрытия вакансии.

Многие рекрутеры формируют базу соискателей в файлах Excel. На это уходит дополнительное время. Плюс – требуется максимальная сосредоточенность, чтобы отследить все события по вакансии и конкретным кандидатам: когда проводились интервью и какими были их итоги, с кем запланированы собеседования, время и результаты телефонных звонков, причины отказов, повторные обращения, комментарии и так далее. Перед личным собеседованием менеджер распечатывает резюме на принтере и по ходу делает необходимые пометки, которые затем переносятся в электронную таблицу. В подобной системе ориентироваться довольно трудно, а слаженная работа HR-команды попросту невозможна. Если в компании больше двух менеджеров по персоналу, непременно возникают проблемы с одновременным доступом к информации, отслеживанием истории изменений и поиском кандидатов.

Зачем автоматизировать рекрутинг?

Все компании разные. Именно поэтому создаются универсальные системы поиска и подбора персонала, способные подстраиваться под специфику любого бизнеса. Почти во всех разработках предусмотрены гибкие настройки, которые позволяют добавлять дополнительные поля, этапы интервью, различные виды отчетов и так далее.

Необходимо заметить, что автоматизированная система рекрутинга обеспечивает только один из важнейших HR-процессов. Наибольшая выгода достигается в том случае, когда компания использует комплексный подход: планирование персонала, учет компетенций, оценка кадрового резерва. Тем не менее, все виды специализированного программного обеспечения для рекрутмента, доступные сегодня на рынке, многократно упрощают рутинные операции и экономят драгоценное время. Процесс поиска, подбора и найма сотрудников становится удобным и по-настоящему эффективным: все его участники совершают минимум действий, но при этом выделяется только самая важная и объективная информация.

Следовательно, автоматизация жизненно необходима не только рекрутинговым агентствам, но и остальным компаниям, которые стремятся к созданию сильных команд. Это возможность наработать собственную базу кандидатов –  то есть фактически создать кадровый резерв и сократить не только расход времени, но и прямые затраты на подбор нового персонала.

Вот список ожиданий, которые оправдывает автоматизированная система рекрутинга:

  • для каждой вакансии задаются чёткие параметры;
  • для работы со всеми соискателями используются шаблоны (рассылка писем, предварительное анкетирование);
  • анкеты с разных ресурсов хранятся в одном месте;
  • формируется единая база кандидатов, с возможностью удобного добавления и перевода по статусам;
  • предусмотрен быстрый поиск по заданным критериям и гибкая система фильтров;
  • все важные пометки можно делать во время собеседования – непосредственно в профиле соискателя, который создается в системе;
  • сохраняется вся история взаимодействия с кандидатами;
  • каждый этап можно обсудить с коллегами;
  • с любых устройств есть неограниченный доступ для всей HR-команды и нанимающих менеджеров ко всем данным системы;
  • возможен массовый или региональный подбор персонала;
  • вакансии размещаются на всех работных порталах (как бесплатных, так и платных).

Как выбрать оптимальный сервис?

Все доступные на отечественном рынке программы для оптимизации рекрутмента можно разделить на две группы: онлайн-приложения и готовые прикладные решения «в коробках», которые устанавливаются на рабочие компьютеры. Среди них также выделяют профессиональные сервисы для кадровых агентств и более простые системы для остальных компаний.

Конечно, свои достоинства и недостатки есть у каждого софта. Специфика отдельных организаций требует создания проектов «под ключ»: к примеру, в готовых отечественных разработках недостает некоторых важных функций, а в зарубежных продуктах не предусмотрена двуязычность.

Но в целом подбор оптимальной системы автоматизации сводится к трем ключевым вопросам: 1) какие у неё возможности; 2) что это даёт нашей компании; 3) сколько это стоит?

Итак, хороший сервис должен:

  • Выполнять все рутинные операции: импортировать резюме любых форматов в единую базу, сортировать кандидатов по нужным параметрам, исключая повторные анкеты.
  • Обеспечивать хранение большого массива данных с возможностью выбрать способ (облачное или на серверах компании).
  • В считанные секунды находить нужных кандидатов по заданным параметрам.
  • Координировать взаимные действия HR-команды, линейных менеджеров, и руководства.
  • Собирать статистику: по источникам, по количеству кандидатов, по времени, по затратам – то есть анализировать воронку рекрутинга на каждом этапе и считать конверсию.
  • Подстраиваться под конкретные запросы компании и уже действующие бизнес-процессы.

Кроме того обязательно надо выяснить, возможна ли доработка сервиса под некоторые специфические задачи (самостоятельная или провайдером), интеграция с другими решениями, и гарантированная техническая поддержка.

И наконец, стоимость ПО должна быть настолько адекватной, чтобы сокращать затраты на поиск и подбор персонала, при этом многократно увеличивая его итоговую эффективность.

Как уже говорилось, задача-минимум любой рекрутинговой программы – упростить работу менеджеров и ускорить процесс найма сотрудников, задача-максимум – усовершенствовать HR-стратегию компании. Качественный сервис позволяет наглядно  оценивать каждый этап отбора, формировать четкие ожидания от кандидатов  и в результате привлекать лучших специалистов – квалифицированных и мотивированных на достижение целей компании.  Осталось самое главное – продумать ваши потребности, подобрать программный продукт и начать пользоваться преимуществами автоматизации.

Алексей Сырковский, основатель и генеральный директор веб-сервиса для автоматизации рекрутинга Personium.