7 операций в рекрутинге, требующих автоматизации

Об автоматизации рекрутинга написано немало профессиональных статей с подробным описанием процессов и обоснованием экономических выгод. На отечественном рынке есть качественные облачные сервисы, составляющие достойную конкуренцию дорогим зарубежным продуктам. Однако рекрутеры зачастую продолжают работать по старинке, не пытаясь расширить свои возможности.

Почему так происходит? Компании считают, что автоматизация рекрутинга все еще слишком затратна, или сами специалисты не верят, что рекрутинговые сервисы повысят их эффективность и помогут значительно упростить работу?  Какие действия менеджера по подбору персонала можно и надо автоматизировать, и что это даст в итоге, рассказывает Александр Красс, руководитель онлайн-сервиса для автоматизации рекрутинга FriendWork Recruiter.

1. Перенести резюме из почты, работных сайтов, соцсетей в свою базу

Многие рекрутеры хранят информацию о кандидатах в папках на компьютере или в Excel, вручную скачивая резюме из почты и работных сайтов. Этот процесс необходимо автоматизировать в первую очередь.

Хорошие онлайн-сервисы позволяют загружать резюме из разных источников за минуты, одновременно отсеивая дубликаты. Вся информация по соискателю сортируется по соответствующим полям: опыту работы, образованию, желаемой должности и ключевым навыкам.

Кроме мгновенного добавления кандидата в единую базу, достигается еще одна важная цель. Система автоматически формирует кадровый резерв компании, не затрачивая на это ни минуты лишнего времени пользователя.

Коллеги по команде могут комментировать резюме, общаться с соискателем и между собой прямо в сервисе. Сохраняется вся история взаимодействия  и важные заметки, которые можно будет легко найти в любое время.

Автоматизированный импорт резюме всех популярных форматов даст возможность не потерять перспективных кандидатов, которые уже были на интервью, но по каким-то причинам не подошли на вакансию.

2. Найти кандидата в своей базе

Следующая ценная опция — гибкий поиск по заданным параметрам. Без него кадровый резерв — главный источник подбора лучших сотрудников — потеряет свои преимущества. Если критерии не указаны, работать с базой намного сложнее: часто показываются «лишние» кандидаты.

К примеру, в результатах не должны отображаться помощники руководителей, которые пару лет назад работали в продажах, когда есть задача найти тех, кто сейчас активно ищет место менеджера по продажам. Выборка кандидатов должна точно соответствовать запросу. Качественный сервис способен найти соискателя отдельно по опыту работы, навыкам, образованию, желаемой должности и так далее. Разумеется, если резюме хранятся в папках рабочего компьютера, а база соискателей в таблице Excel, или устаревших «коробочных» программах, умный поиск недоступен.

3. Пригласить соискателя на собеседование

При массовом подборе всегда приходится отсылать огромное количество писем с приглашением на интервью. Операции всегда одни и те же: открыть резюме, скопировать адрес, вставить текст письма и имя кандидата. Эти действия просто необходимо автоматизировать.

Соискателей можно оповещать прямо из сервиса по автоматизации рекрутинга. Приглашение на собеседования отправляются непосредственно из профиля кандидата, созданного при успешном импорте резюме. В шаблон автоматически вводятся имя, дата и время встречи. Есть возможность добавить адрес, где будет проходить интервью, прикрепить карту проезда и любые другие дополнительные данные. Таким образом, за час можно обработать сотни кандидатов — вся нужная информация подставится сама.

4. Запланировать собеседования

Обычно все запланированные встречи заносятся в календарь, но это отнимает много времени. Автоматизация избавит от такой необходимости: информация о времени и статусе подбора, отмеченная в карточке кандидата, продублируется в удобный планировщик. Там же легко проверить, на какие дни назначены собеседования, когда надо обзвонить кандидатов, когда заканчивается или начинается испытательный срок и так далее. В хороших сервисах по автоматизации также можно настроить оповещения о событиях на телефон или почту при помощи синхронизации календаря с любым смартфоном или планировщиком на компьютере.

5. Получить обратную связь по кандидатам

Почти всегда специалисты по подбору персонала обсуждают кандидатов с нанимающими менеджерами или заказчиками по почте. При таком общении есть риск запутаться в письмах, файлах, а коллеги могут перестать понимать, о каком соискателе идет речь.

На этом этапе также приходит на помощь сервис по автоматизации рекрутинга. Он упростит обсуждение соискателей и предоставит быструю обратную связь по ним для рекрутеров. Коллегам достаточно упоминать друг друга в комментарии под резюме, где можно оставить мнение о кандидате или запросить о нем дополнительную информацию. Такое взаимодействие сэкономит не только рабочее время, но и деньги компании.

6. Сообщить об отказе или сделать предложение кандидату

Довольно часто рекрутеры пытаются сэкономить время, не отправляя соискателю никакой информации об отказе. В итоге у кандидата складывается впечатление, что он потерял время на собеседовании. Это негативно влияет на HR-бренд компании. Аналитические исследования неоднократно подтверждали, насколько важно давать обратную связь. И конечно же, этот процесс тоже надо автоматизировать. Персональные ответы отправляются по шаблону из сервиса, и занимает это всего несколько секунд. Имя кандидата, вакансия, на которую он претендовал и причины отказа будут подставляться автоматически. Таким же образом работает любой механизм общения с кандидатами.

7. Проанализировать проделанную работу, составить отчеты для руководства

Доказательство личной эффективности менеджера по подбору персонала — понятные отчеты по проделанной работе в виде графиков и диаграмм. Руководство должно убедиться, что рекрутер действительно усердно работает, стремясь найти лучшего сотрудника. Кроме того, появится возможность оперативно и аргументировано объяснить директору, как ускорить закрытие вакансии.

Создавать такие отчеты вручную трудозатратно и есть вероятность, что в анализ попадут не все данные. Сервис для автоматизации рекрутинга все сделает сам. Он запомнит действия, которые совершает пользователь и построит понятные графики и диаграммы по различным параметрам, необходимым конкретному рекрутеру.

Самый распространенный отчет — это воронка соискателей. Например, он показывает, сколько собеседований состоялось за определенное время. Было назначено 100 интервью, на встречу пришло 60 соискателей. Плохо это или хорошо? Все зависит от типа вакансии. Такая информация позволяет сделать оперативные выводы: к примеру, было бы лучше обзванивать кандидатов перед встречей и напоминать о предстоящем интервью. Так можно проанализировать любой статус кандидата в системе. 

Рекрутинговый сервис анализирует эффективность источников кандидатов. Для различных типов вакансий используются различные источники подбора. Поэтому если время и бюджет ограничены, то нужно выбрать самые эффективные и уделить им особое внимание. Обычно это один-два работных сайта и одна-две соцсети. Благодаря такому подходу снижаются трудозатраты и расходы бюджета. Кстати, эффективность разных социальных сетей обязательно надо оценивать отдельно друг от друга.

Еще один важный показатель, который анализирует сервис — причины отказов на различных этапах работы с кандидатами (почему они отказались сами или почему им отказали в компании). По этим параметрам проще понять, что надо сделать, чтобы кандидаты трудоустраивались активнее.

Система собирает причины отказов на всех этапах отбора. Изучив результаты, можно идти к директору и предлагать решения, подкрепленные четкими цифрами. Допустим, «если убрать определенную причину отказов, в компанию будут трудоустраиваться на 20% больше перспективных сотрудников». Если вакансию важно закрыть как можно быстрее, потому что работа простаивает, и компания каждый день теряет деньги, вполне возможно, что руководство изменит условия и пойдет навстречу. В противном случае директор даже не узнает об этой проблеме, поскольку у него не будет перед глазами реальной статистики, а значит, и целостного представления.

Итак, подведем итоги.

Сервисы по автоматизации рекрутинга экономят до 15 часов рабочего времени в неделю. НR-специалист не тратит время на сортировку резюме или написание писем соискателям. Все рутинные операции выполняет сервис, а вакансии закрываются быстрее и продуктивнее. То есть в команде создается понятный и прозрачный рабочий процесс, где каждый осознает требования и выполняет действия слаженно и эффективно.

Автоматически формируется кадровый резерв из соискателей, которые могут быть интересны компании в обозримом будущем. Например, из молодых специалистов с недостаточным опытом, но подходящих по личностным качествам или высококвалифицированных кандидатов, претендующих на вакансию руководителя, которая пока не открыта.

Устраняется риск потери информации о ценных кандидатах и статусах подбора. Это важный плюс автоматизации рекрутинга, так как один забытый хороший соискатель стоит огромных денег для компании.

Под рукой всегда есть полноценная HR-аналитика, которая поможет оптимизировать процесс найма сотрудников. Кроме того, это возможность продемонстрировать руководству результаты проделанной работы, объективно объяснить текущую ситуацию и спрогнозировать найм.

Александр Красс, руководитель онлайн-сервиса для автоматизации рекрутинга FriendWork Recruiter.