5 главных ошибок молодого руководителя

Вас недавно назначили руководителем, но получается пока не все? Может быть, вы допускаете ошибки, свойственные многим молодым лидерам? Советы бизнес-тренера Юлии Жижериной помогут понять свои промахи, достойно справиться с новыми обязанностями и завоевать авторитет у подчиненных.

rsu 

Ошибка 1. Руководитель не организует работу

Если посмотреть, как работает коллектив под руководством опытного и квалифицированного руководителя, кажется, будто сотрудники работают сами по себе: каждый знает, что и как он должен делать, нет ни суеты, ни авралов. На самом деле, все это — результат отличной организации. Но иногда молодые руководители теряются: что значит «организовать работу»?

Прежде всего, важно определить правила, по которым выполняется работа. Ведь подчиненные должны точно знать, в какой форме готовить документы, как разговаривать с клиентами, в каком виде предоставлять отчеты, и так далее.

Если есть периодическая работа, то для нее надо установить сроки, чётко описать технологию, бизнес-процессы, график отчетности и прочее. Затем надо утвердить все это внутренним документом, например, распоряжением по отделу. Если же поступила проектная работа, которую надо сделать однократно и выдать определенный результат — сразу обсудите с командой, как и когда она может быть сделана, сделайте мини-описание проекта.

Не менее важно при организации работы правильно распределять задания. Иногда руководители злятся, что работники непослушные, не выполняют распоряжения. Но может быть, вы поручили работу тому, кто просто не в силах ее сделать? Своих подчинённых надо знать и раздавать поручения по их способностям и стремлениям. Если человек педантичный — дайте ему готовый алгоритм, он всё сделает тщательно и не допустит ошибок. Творческой личности дайте работу, где требуется что-то придумать, разработать план действий, и он сможет это сделать.

Следующий значимый момент — постановка задачи. Какую ошибку здесь допускают молодые руководители? Они просят сделать «какой-нибудь отчет». Здесь явно недостает чётких параметров: к какому сроку, в какой форме? Проконтролировать можно только то задание, для которого определен срок и ожидаемый результат. Поэтому не заставляйте подчиненного осваивать телепатию, скажите прямо: что именно и когда именно вы хотите видеть.

Ошибка 2. Руководитель делает работу исполнителя

Задачи поступают постоянно, и начинающему руководителю кажется, что он сможет выполнить сам и то, и другое. Ведь кто, как не он, сделает это лучше всех? В итоге руководитель — как белка в колесе, а подчиненные зевают.

Возможно, подчинённые справятся с работой хуже вас, ведь они не настолько опытные. Но они как-то сделают, а вы не успеете. Нельзя допускать, чтобы вы захлебывались в заданиях, а сотрудники не знали, чем заняться. У вас может случиться нервный срыв, а им будет просто скучно. И тогда они найдут более интересные занятия, а возможно и новую работу.

Поэтому всегда помните о делегировании: все текущие стандартные задачи тут же перепоручайте. Как только вы увидите, что люди справляются со стандартными задачами, начинайте передавать нестандартные.

Если у вас 5 и больше подчиненных, необходимо распределить между ними всю текущую работу. А вы бы подключались только при пиковой нагрузке, при каких-то срочных проектах. Возможно, на начальном этапе вам необходимо будет взять на себя какой-то участок, но надо целенаправленно передавать роли по субординации.

Иначе как вас воспринимать в статусе руководителя, если вы выполняете функции подчиненного? Более того: теперь у вас множество других ответственных обязанностей. А это значит, что исполнительскую работу вы станете делать хуже, чем тогда, когда занимались только ею. Не сомневайтесь: подчиненные тут же заметят все промахи, что ни разу не поспособствует укреплению вашего авторитета.

Если объем работы никак не позволяет отказаться от исполнительской нагрузки — возьмите не конкретный участок, а самые интересные для вас вопросы, но не текущие и рутинные задачи.

Ошибка 3. Руководитель ругает подчиненных и кричит на них

Надо ли ругать подчиненных? Есть ли нормы, определяющие, как часто это можно делать, чтобы сохранить эффективность сотрудника и не довести его до нервного срыва? Психологи изучили этот вопрос. Например, психолог М. Е. Литвак доказал, что отрицательных эмоций должно быть 5%, положительных – 35%, нейтральных – 60%. Какой из этого вывод? Один раз поругал — 7 раз похвали.

Положительных эмоций должно быть в 7 раз больше, чем отрицательных для того, чтобы человек сохранял здоровье и высокую работоспособность. Вы можете возразить: столько поводов для похвалы найти сложновато. Но ругань и крик надолго выводят подчиненных из состояния, в котором они могут эффективно трудиться. Ведь даже формально согласившись, они продолжают внутренний диалог с вами, доказывая свою правоту.

Как быть? Не кричать, а выявить причину: почему подчиненный ошибся, не смог, не успел, не выполнил. Может быть его квалификации недостаточно, и вы дали ему непосильное задание? Тогда стоит составить план обучения и помочь работнику набраться нужного опыта. Бывает и так, что личные качества не позволяют человеку выполнять определенную работу и обучиться этому он просто не способен (например, известно, что у творческих людей не получается тщательно оформлять документы)? А что делать, если трудиться настойчиво и методично не позволяют изъяны характера? Тогда такого работника надо просто уволить, ведь это в вашей власти. В любом случае, можно обойтись без ругани и крика.

Ошибка 4. Руководитель поручает отделу персонала подбор персонала

Кто должен заниматься подбором персонала в ваше подразделение? Рекрутер, кадровое агентство? Конечно, они могут во многом помочь: разместить вакансию, найти кандидатов, провести предварительные интервью, организовать встречу. Но личное участие в подборе сотрудников – одна из важнейших задач руководителя данного коллектива.

Даже если вы подробно описали, какими навыками должен владеть потенциальный сотрудник, специалист по подбору персонала не может (да и не должен) досконально разбираться в специфике вашей деятельности. Разумеется, вам предложат достойных кандидатов, но не ждите, что рекрутер угадает все ваши ожидания и гарантирует, что вот этот человек будет хорошо работать.

Еще сложнее с личностными качествами. Есть такая поговорка: «Принимают за профессионализм, а увольняют за личностные качества». Профессиональные навыки можно наработать за пару лет, а характер и личность сформировались еще в детстве, к 5 годам. На мой взгляд, лучше нанять человека с подходящим характером и доучить, если его квалификация недостаточна. Кто, кроме вас, оценит, насколько личность работника подходит к вашей, и сможете ли вы сосуществовать на работе?

Вы можете положиться на hr, но не должны снимать с себя ответственность за принятие решений. Поэтому возьмите основную часть работы по формированию команды на себя. Постепенно, читая литературу и практикуясь в собеседованиях, после нескольких ошибок, вы приобретете навык и будете «видеть человека насквозь».

Ошибка 5. Руководитель не обеспечивает подчиненных ресурсами

Еще одна важная задача — создавать достойные условия для сотрудников. Да-да, обеспечивать светом, теплом, удобной мебелью, канцтоварами, то есть, материальными ресурсами, а также зарплатой и премией — это ваша задача. Понятно, что вы обратитесь к другим службам или к своему начальнику, но заниматься этим должны именно вы. Вам придется подавать служебные записки о выделении бумаги, канцтоваров, мебели, денег и т.д. Конечно, вы можете поручить эту работу кому-то из подчиненных, но пусть лучше они занимаются работой по своим участкам, а административную деятельность возьмите на себя. Ведь именно вы должны восприниматься работниками, как добытчик, устроитель их жизни в рабочем пространстве.

Кроме этого, обеспечить сотрудников таким важным ресурсом, как время — тоже ваша обязанность. Бывало ли так, что вышестоящий руководитель задерживал вас на час и больше, потому что работа не сделана (причем не по вашей вине)? Признайтесь, что вы думали о таком начальнике? «Тебе платят деньги за то, чтобы ты организовал работу, а ты…». Вот и про вас так же подумают подчинённые, если вы будете их постоянно задерживать. На мой взгляд, это своего рода воровство — ведь люди получают зарплату за строго определенные часы работы. И трудовое законодательство в этом вопросе на стороне работника. Задержал — плати сверхурочные. Ведь именно в вашей власти выстроить работу так, чтобы подчиненные всё успевали.

Итак, прежде всего постарайтесь разумно организовать работу команды; избегайте обязанностей рядового исполнителя; учитесь сдерживаться, когда вам хочется отругать подчиненного; постепенно осваивайте навык подбора персонала; а также следите за тем, чтобы у сотрудников были необходимые ресурсы для работы.

Получится ли все это сразу? Наверное, нет. Но: «Дорогу осилит идущий». Сделайте первый шаг уже сегодня, начните осваивать навыки руководителя. И через несколько лет, когда вы станете опытным руководителем, вы оглянитесь назад и улыбнетесь, вспоминая свои первые шаги.

Юлия Жижерина, преподаватель Русской Школы Управления, юрист-эксперт, бизнес-тренер по трудовому праву и управлению персоналом.