10 инструментов, которые позволят сделать работу Ваших дистанционных сотрудников успешной

Компании всех размеров начинают понимать преимущества присущие дистанционной работе сотрудников. Не важно, есть ли у Вас уже в штате удаленные работники или Ваши сотрудники хотят иногда работать из дома, Вам необходимы специальные средства для того, чтобы их работа была успешной.

Процесс создание успешной дистанционной команды требует организации и планирования. Итак, рассмотрим 10 видов оборудования и инструментов, которыми Вы и Ваши сотрудники должны будете снабдить свои рабочие места, чтобы сделать работу из дома продуктивной и удачной.

Стационарный телефон или IP телефония

Будь то еженедельные встречи или спонтанные  разговоры телефон становится центральным местом общения, когда Вы работаете из дома. Ваша команда всегда должна располагать технической возможностью для проведения быстрого чата, чем может вполне стать телефон.

В то время как сотовые телефоны используются повсеместно, стационарные телефоны или IP телефония (передача голоса по IP-протоколу) по-прежнему обеспечивают более надежное, более высокое качество соединения. Так как Ваша дистанционная команда будет часто использовать телефон для общения, убедитесь в том, чтобы этот процесс был как можно более эффективным путем устранения плохого сигнала и прерывания связи посредством использования более стабильного варианта телефона.

Ноутбук

Некоторые компании требуют, чтобы их офисные работники использовали настольные компьютеры, но если Ваши сотрудники работают из дома, важно снабдить их портативным компьютером. Если дома отключают электричество, дистанционные работники смогут просто взять лэптоп или ноутбук, и принести его в ближайшее кафе или место для коворкинга.

Но, если от них требуют работы с настольного ПК, то производительность будет снижаться каждый раз при сбое питания или отключении интернет - соединения.

Форум компании

Создание корпоративной культуры компании, в которой трудятся удаленные сотрудники - это вызов. Форум компании - это отличный способ позволить дистанционным работникам общаться, узнавать друг друга, и участвовать в разговорах “возле кулера”, хотя они и не могут присутствовать в комнате отдыха.

Yammer - это один из инструментов, который позволяет удаленным командам участвовать в веселых групповых беседах, делиться успехами, желать друг другу счастливого дня рождения, и размещать фотографии с недавнего отпуска. Вы можете использовать форум для любых целей, но конечная цель – сплочение команды.

Надежный высокоскоростной доступ в Интернет

Интернет, конечно, является очевидным пунктом в данном списке. Некоторые компании требуют от своих сотрудников выполнить тест скорости интернета, чтобы определить, обладают ли они скоростью загрузки выше определенного значения Мбит/с. Удаленные команды должны иметь надежный домашний интернет, а также несколько резервных вариантов работы в случае возникновения перебоев с подключением.

Попросите команду потратить немного времени на составление списка мест с доступом в интернет в своем районе, таких, как коворкинг-пространство, интернет-кафе, или библиотека. Или, для чрезвычайных ситуаций Ваша команда должна обладать смартфонами, которые имеют возможность «раздавать» Wi-Fi.

Система управления проектами

Будучи дистанционной, Ваша команда также является реально существующей и Вам будет необходимо распределить многое из того что Вы будете делать фактически. Независимо от того, будете ли Вы использовать простую таблицу в Google Drive, или вкладывать средства в покупку программ по управлению проектами, таких как Pivotal Tracker, важно иметь отлаженную систему для управления всеми Вашими проектами. Программы, предназначенные для этого, помогут управлять совместными задачами, действиями и обязанностями каждого организовано и спокойно.

Общий доступ к документам

Продолжая идею предыдущего пункта, Вашей команде необходимо легко обмениваться документами друг с другом. Если вы планируете использовать формат документов, не использующих соединение с интернетом, как Microsoft Office, то Вам необходимо что-то вроде Dropbox, который позволяет обмениваться всеми типами файлов. Если Ваша команда планирует использовать облачные технологии для создания документов и их обмена, Google Drive позволит сделать это одновременно и в одной программе.

Онлайн Чат

Чат или программы обмена мгновенными сообщениями-это must-have для успешной дистанционной команды. Потому что это очень подходит для задания быстрых вопросов, пояснений, и простого общения, а также это поможет Вашей команде избежать чрезмерного использования электронной почты.

Есть бесплатные, легкие в использовании программы, такие как Yahoo! Instant Messenger или AIM или встроенная функция чата, который поставляется с Gmail, или Вы можете установить настроенную пол Ваш бизнес систему обмена мгновенными сообщениями типа BigAnt или Openfire.

Программы для веб-конференций

Поскольку удаленные команды не имеют возможности собраться в чьем-то кабинете, чтобы взглянуть на экран компьютера, программное обеспечение для веб-конференций-это must-have. Такие программы, как Skype, Join.me, и GoToMeeting позволяют дистанционным работникам «делиться» своими экранами, управлять чужими экранами,  просматривать одни и те же документы, одновременно с этим болтая по телефону. Некоторые программы также включают варианты для видео конференций, если Вы хотите, чтобы команда встретилась “лицом к лицу”.

Онлайн резервное копирование файлов

Разрешаете ли Вы удаленному персоналу подключаться к внутренней сети компании, или обмен файлами происходит с помощью других средств, онлайн резервное копирование файлов является чрезвычайно важным для обеспечения целостности данных. С появлением удаленных работников устранение IT неполадок становится немного сложнее, потому что специалист поддержки не имеет непосредственного доступа к ПК удаленного сотрудника, чтобы определить, что случилось с файлами.

Программы по онлайн резервному копированию файлов, такие как Carbonite помогают сохранять и восстанавливать данные, которые в противном случае были бы потеряны. Кроме того, эти программы могут быть установлены для автоматического резервного копирования, что создаст меньше проблем Вашей команде.

Календарь встреч

Постоянное и четкое взаимодействие является одной из важнейших черт успешной дистанционной команды. Использование календарей помогает отслеживать расписания людей, выходные дни, а также предстоящие события. Важно также запланировать регулярные встречи, чтобы убедиться, что все придерживаются единого мнения.

Встроенные календари, наподобие тех, что встречаются в Microsoft Outlook или Gmail отлично сработают, позволяя людям видеть расписания друг друга, встречи, запланированные события и работать с ориентацией на это.

Если Вы решили позволить части или всему персоналу работать из дома полный рабочий день, или Вы будете нанимать удаленных сотрудников, настройте их на успех с правильными инструментами, удобным офисным оборудованием и коммуникационной стратегией.

Если Ваши сотрудники просят Вас о позволении работать частично из дома для удобства или повышения концентрации, Вы должны требовать от них наличия этих инструментов, чтобы их удаленная работа была успешно для них самих и для их коллег в офисе.

Сара Саттон Фелл

Перевод подготовила Ткаченко Анастасия.