10.08.2016 Продуктивный офис: как устранить отвлекающие факторы

Если сотрудники постоянно отвлекаются от работы, страдает общая производительность компании. И здесь далеко не последнюю роль играет грамотная организация офисного пространства. Конечно, всем хочется работать в благоприятной обстановке. Но у работников и руководителей часто бывают совершенно разные представления о продуктивной рабочей среде.

Как показало исследование Oxford Economics 2016, разные группы респондентов  по разному представляют себе идеальные рабочие условия: 63% опрошенных руководителей полагают, что их работники вполне защищены от внешних раздражителей, но с этим утверждением согласны всего 41% работников.

Короче говоря, руководство уверено, что с отвлекающими факторами справиться очень легко. Тем не менее, сами сотрудники утверждают, что они просто отчаялись в попытках полностью сосредоточиться на работе.

Так может быть, пора выслушать работников и предпринять конкретные шаги ради их успешной деятельности? Вот несколько идей: как создать атмосферу, которая защищает людей от всяческих помех и повышает их личную производительность.

1.   Соберите мнения

Возможно, кое-кто пожмет плечами: зачем усложнять, разница во мнениях и так очевидна. Но на самом деле это упростит задачу: сотрудники сами внесут дельные предложения. Ведь они больше всего заинтересованы в том, чтобы устранить помехи.

Не имея верного направления, работодатели не смогут добиться эффективных изменений. Без обратной связи они  по-прежнему останутся  в неведении. Откуда берутся такие разногласия?

Дело в том, что обе группы респондентов «живут в разных мирах». Согласно результатам вышеупомянутого исследования Oxford Economics, у 62% руководителей есть отдельные офисы (по сравнению с 14% опрошенных работников). Кроме того, у 59% руководителей есть все инструменты, которые позволяют работать где угодно (против 40% сотрудников).

Словом, попробуйте поставить себя на место рядовых сотрудников, и тогда вы сможете ясно понять — что выбивает их из нормальной колеи и мешает успешно трудиться. Эта ценная информация подскажет решения, которые помогут улучшить обстановку в офисах и поддерживать высокую производительность персонала.

2. Обеспечьте приватность

Почему компаниям стоит вкладывать средства в создание благоприятных рабочих условий и личный комфорт сотрудников? Дело в том, что постоянные прерывания и внешние помехи обходятся очень дорого.

Взгляните на данные исследования Steelcase за ноябрь 2014, в котором участвовали 10 500 работников из Европы, Азии и Северной Америки. Респонденты сообщили, что их прерывают каждые 11 минут, а потом требуется целых 23 минуты, чтобы снова погрузиться в процесс. Люди, которые хотят работать «в потоке», нуждаются в личном пространстве! Для 95% важно хотя бы иногда уединяться,  но такая роскошь доступна всего 41%, а 31% признались, что им приходилось покидать офис, чтобы закончить работу.

Эти выводы позволяют утверждать, что компаниям необходимо перестроить офисы так, чтобы у сотрудников было личное пространство. Нынешняя мода на «open space» может уничтожить всякую производительность. Согласитесь, невозможно качественно выполнить работу, когда болтовня соседей по кабинкам сотрясает стены, и все нарушают покой друг друга.

Шумные «опен-спейсы» подходят для совместных проектов, но в компаниях также нужны индивидуальные рабочие зоны. Устройте небольшие кабинеты с телефонами для тех, кто должен отвечать на звонки, но не хочет беспокоить коллег.

Кроме того, оборудуйте небольшие переговорные, чтобы у сотрудников была возможность уединиться и выполнить важную и срочную задачу. Определите «тихие комнаты», куда не доносились бы телефонные звонки и прочие рабочие звуки.

Белый шум и другие ненавязчивые звуковые эффекты создают «шумовой экран», который позволяет беседовать в спокойной обстановке и заглушает посторонние голоса. Приобретите генератор белого шума и перекройте навязчивый офисный гул: разговоры, гудение принтеров и телефонные звонки.

Позовите на помощь природу: разместите живые растения в офисе и посадите вокруг деревья, которые будут поглощать звуки. Включите в дизайн-проект прилегающей территории опции для тихой работы: например, скамейки и навесы. Тогда сотрудники смогут выходить из офиса, но их производительность николько не пострадает.

3. Заведите инструменты для лучшей концентрации

Работники больше всего жалуются на то, что у них нет инструментов, которые защитили бы их от внешних раздражителей. Есть замечательная программа Фокус, которая сокращает время веб-поиска. Она устанавливает временные ограничения для конкретных сайтов. Таким образом, сотрудники реже листают свой Facebook и уделяют больше времени важным проектам.

Раздайте им антишумовые наушники, и они смогут закрыться от посторонних звуков. По сути, наушники создают тот же эффект, что и белый шум, заглушающий внешнюю какофонию: сотрудники могут слушать музыку и сохранять сосредоточенность.

Собирайте данные о личной производительности, чтобы выяснить, какая работа отнимают больше времени, чем предполагалось. Так можно определить, какие именно задачи особенно сложны для каждого сотрудника, и в какие часы начинает падать продуктивность.

Внедрите несколько простых рычагов продуктивности. Предложите людям популярные и очень эффективные приёмы тайм-менеджмента: например, метод помидора или система канбан помогают сконцентрироваться на единственной задаче (в отличие от многозадачности). Если работодатель действительно поддерживает желание сотрудников  сосредоточиваться на важных делах, люди мотивированы на успех и гораздо реже позволяют офисным раздражителям вмешиваться в рабочий процесс.

Andre Lavoie, СЕО и сооснователь ClearCompany для портала Entrepreneur.

Перевод HRdocs.ru