12.02.2016 Плановые проверки: как подстраховаться от рисков

Любая инспекционная проверка — это всегда внештатная ситуация, к которой лучше подготовиться заранее. Сейчас намного проще уточнить, когда компании предстоит плановая проверка, с каким контролирующим органом предстоит общаться в ближайшее время, и что конкретно будут проверять.

При формировании сводного плана контрольных мероприятий на 2016 год  Генеральная прокуратура рассмотрела  предложения о проверке 657 тысяч субъектов предпринимательства. В итоге в него вошли 364 тысячи организации и ИП. Если в этом списке есть ваша компания — воспользуйтесь полезными рекомендациями ведущего российского бизнес-консультанта в области трудового права Валентины Митрофановой.

Как работает поиск

Чтобы найти свою компанию в общей базе или убедиться, что ее там нет, необходимо зайти на сайт Генпрокуратуры, набрать в поисковой форме ИНН, ОГРН или название (фамилию ИП). Дополнительно можно указать месяц и проверяющий орган, однако лучше задавать расширенный поиск.

Если организация включена в реестр контрольных мероприятий, в выдаче отобразятся:

  • наименование, коды, фактический/юридический адрес и прочие реквизиты;
  • месяц начала проверки;
  • срок (количество рабочих дней, для малых предприятий и микробизнеса — часов);
  • цели и предмет проверки;
  • формат мероприятия (выездная, документарная, смешанная);
  • проверяющий орган.

Компания есть в списке — что предпринять?

Прежде всего, надо оценить возможные последствия нарушений. С недавних пор меры наказания для организаций, ИП, руководителей и ответственных специалистов многократно усилились (ст. 5.27 КоАП).

Имеет смысл предупредить руководство в наглядной форме: то есть, подать докладную, где указать предусмотренные законом суммы штрафов, потенциальных «виновников», во что обойдется устранение ошибок, а также оценить другие вероятные риски.

Очень важно подчеркнуть, что трудовая инспекция вправе накладывать санкции за каждый случай нарушений.

Пример:

По статье 5.27 КоАП (ч.3) организацию могут оштрафовать за ненадлежащее оформление трудовых договоров на 50 000 – 100 000 рублей. Допустим, численность сотрудников компании — 100 человек. Если нарушения допущены во всех договорах, минимальный штраф составит: 50 тыс. руб. х 100 чел.= 5 млн. рублей.

Рекомендуется сделать ревизию на предмет всех вероятных нарушений, а особенно тех, по которым предусмотрены дополнительные взыскания: как оформлены допуски, учтены ли в трудовых договорах все последние требования (к примеру, нормы моющих средств), корректно ли составлены гражданско-правовые договоры, когда проводились медосмотры и спецоценка условий труда, и так далее.

Обнаруженные недочеты логично исправить как можно скорее. Лучше всего составить график (с учетом времени, оставшегося до проверки) и  исправлять ошибки по мере тяжести.

Кстати: нарушение, устраненное самостоятельно, учитывается при проверке, и административное наказание могут смягчить.

Кроме того, обязательно надо изучить правовые обоснования и регламент контрольных мероприятий. Очень желательно прорепетировать внештатные ситуации, а также назначить и подготовить ответственного специалиста, который будет сопровождать проверку, и отстаивать интересы компании.

Для справки: по нынешним правилам (Закон от 26.12.2008 № 294-ФЗ), компании могут проверять раз в три года, а сама проверка продолжается не дольше 20 рабочих дней. Инициировать повторную проверку или продлить сроки могут только в особых случаях. Однако стоит помнить, что с 1 января 2017 г. действующий порядок предполагают изменить.

Компанию внесли в план несколько проверяющих органов и даты совпадают. Как это понимать?

Такая ситуация не означает, что в компании будут проводиться две параллельные проверки: мероприятие будет совместным (например, ФСС и ПФР).

Как показывает практика, специалистам по управлению персоналом сложнее всего пережить проверки таких объединенных бригад:

  • Трудовая и транспортная инспекция: акцент будет сделан на условия труда водителей. Область вероятных нарушений — несоответствия в основных документах (проверяются путевые листы, табели, отметки об обязательных медосмотрах перед выездом на маршрут, карты спецоценки, документы по зарплате).
  • Трудовая инспекция и Роскомнадзор: основной вектор — соблюдение законодательства о персональных данных. Проверяется вся документация, связанная с персональными данными: внутреннее положение, список работников, имеющих доступ к такой информации, письменные согласия сотрудников, уведомление в Роскомнадзор, акты предыдущих проверок и т.п.
  • Трудовая инспекция +ФСС + ПФР + Военный комиссариат + Ростехнадзор.

В любом случае, проверку отдельного инспектирующего органа пройти гораздо проще.

Если компания включена в план контрольных мероприятий Министерства культуры, но при этом не имеет никакого отношения к историко-культурному наследию, это означает предстоящую проверку соблюдения архивного законодательства. Штраф за нарушения более чем солидный — от 200 до 300 тыс. рублей (ст.13.25 КоАП). Кроме того, с осени 2015 г. действуют обновленные правила работы архивов, обязательные для исполнения.

Компании нет в плане проверок на этот год. Можно жить спокойно?

Увы, не получится. Как правило, деятельность проверяющих органов внезапна, а плановые проверки в целом составляют не больше 10% всех контрольных мероприятий за год. Чаще всего внеплановые проверки следуют по факту обращения работников, однако инспекция может в любое время наведаться в компанию по собственной инициативе.

И еще: даже если в этом году в компании не предусмотрены плановые проверки инспекции по труду, но другие органы государственного контроля не обошли вас вниманием, все-таки стоит предупредить об этом руководство.

Источник: публикация в личном блоге Валентины Митрофановой.