11.05.2016 Когда на кадровых документах официально разрешат ставить электронную подпись?

Минэкономразвития предлагает усовершенствовать действующий порядок трудовых отношений и перевести часть кадровых документов в электронный формат. По мнению чиновников, новая практика существенно сократит затраты компаний и объем рутинной работы.

Текущая версия законопроекта дополняет Трудовой Кодекс несколькими поправками. Прежде всего, к  документам в письменной форме предлагают отнести как бумажные документы, собственноручно подписанные соответствующим лицом, так и электронные документы, заверенные электронной подписью.  

Планируется, что организации будут сами решать, какие внутренние кадровые документы можно заменить электронными и прописывать правила их оборота в локальном нормативном акте (хранение, защита, проверка электронных подписей, обмен документами и взаимное подтверждение о получении).

Особо оговаривается, что работник вправе отказаться от использования электронной подписи, подав письменное заявление. В таком случае он будет собственноручно расписываться на равнозначных бумажных документах.

Вместе с тем, инициаторы поправок считают, что во многих случаях электронную подпись признавать нельзя. В солидный список исключений  вошли  документы:

  • связанные с приемом на работу, заключением, изменением, прекращением трудовых договоров;
  • в которых прописывается материальная и дисциплинарная ответственность;
  • подтверждающие ознакомление с должностной инструкцией и правилами охраны труда;
  • подтверждающие ознакомление с возможностью отказа от работы (сверхурочной, в ночное время, в выходные и праздничные дни, по решению комиссии по расследованию несчастных случаев);
  • согласие на дополнительную работу или досрочный отказ от такой работы
  • заявления, на основании которых предусмотрены удержания или отчисления из зарплаты
  • заявления о возмещении ущерба
  • согласие на предоставление работодателю персональных данных третьей стороной
  • согласие на денежную компенсацию вместо части дополнительного оплачиваемого отпуска, или взамен выдачи пищевых продуктов на производстве с вредными условиями труда
  • ученические и коллективные договоры;
  • приказы об отстранении от работы;
  • заявления об отпусках по беременности и родам, уходу за ребенком, дополнительных выходных по уходу за детьми-инвалидами;
  • документы по сокращению численности штатов;
  • извещения о приостановке работы из-за задержки заработной платы;
  • заявления об оформлении трудовых книжек;
  • локальный нормативный акт, где прописан порядок использования электронных документов и электронных подписей.

В комментариях к законопроекту говорится, что нововведения не означают каких-либо серьезных расходов для бизнеса, поскольку большинство компаний ведут электронный документооборот и владеют необходимыми техническими ресурсами. Напротив, экономия составит от 10% до 50% оборотных средств, которые сейчас расходуются на аренду площадей для хранения бумажных носителей, закупку специальной мебели и канцелярских принадлежностей. К тому же работодатель оптимизирует работу кадровых служб и сможет одновременно ознакомить всех работников с очередным локальным актом, не теряя лишнего времени на личные встречи и пересылку по почте.

Законотворцы также подчеркивают, что сейчас электронными документами обмениваются только с дистанционными сотрудниками (гл.49.1 действующего ТК), тогда как остальные работники и работодатели лишены такого права. Соответственно, с принятием предложенных поправок будет восстановлена справедливость трудовых отношений.

Кроме того, отмечается, что работники смогут получить усиленную квалифицированную электронную подпись, чтобы затем пользоваться ею для получения государственных услуг и  заверки платёжных документов.

Каким образом будут разрабатываться электронные подписи для работников и как будет реализовано такое право теми, чьи трудовые обязанности не предусматривают использования персональных компьютеров, в актуальной версии не сказано.  Сейчас законопроект проходит публичные обсуждения, и пока не рассматривался правительственными комиссиями. Авторы предполагают, что поправки начнут действовать с 1 января 2017 года.